Was ist Microsoft Viva?

Microsoft Viva soll die Lösung für ortsunabhängiges Arbeiten und soziale Vernetzung im Arbeitsumfeld sein. Aber funktioniert das auch? Eine Einschätzung.

Früher funktionierte Arbeiten im nicht-produzierenden, vor allem im administrativen oder kreativen Bereich so, dass der Arbeitnehmer morgens „auf die Arbeit oder besser ins Büro fährt“, dort dann an einem Schreibtisch seinen Arbeitstag mit der entsprechenden Tätigkeit verbringt, und abends wieder nach Hause pendelt. Dann kam Corona, Heerscharen von Arbeitnehmern wechselten beinahe schlagartig ins Homeoffice und Modern Workplaces bekam einen ganz anderen Stellenwert. Brach die Wirtschaft daraufhin zusammen? Nein. Gingen die Unternehmen reihenweise den Bach runter? Nein.

Die Pandemie lehrte uns zunächst, dass Arbeit und „Bürotätigkeit“ dezentral sehr gut funktionieren, produktiv und umsatzwirksam sein können. Kollegen ist es Dank Modern Workplace möglich, selbst dann in einem Team gut zusammen zu arbeiten und zu funktionieren, wenn sie nicht im gleichen Raum oder im gleichen Gebäude sitzen. Moderne Technik und das Internet vereinfachen das dezentrale Arbeiten und machen es zudem erst einmal grundsätzlich möglich.

Das erwartet dich:

Die vorgelagerte Aufgabe

Dann aber zeigte die Pandemie uns (und vor allem Unternehmen) eine zweite Lektion: Die effiziente, aber auch empathische Kommunikation der Mitarbeiter untereinander und mit dem Unternehmen an sich, gewinnt in einer dezentral organisierten Zusammenarbeit massiv an Bedeutung. Der Smalltalk in der Kaffeeküche, das persönliche „echte“ Meeting in der Arbeitsgruppe, die Schulungen oder Konferenzen aber auch die banalen Begegnungen im Flur fehlen. Eben all die direkten Interaktionen während der Arbeit, gemeinsam vor Ort, können nicht mehr wie gewohnt ablaufen.

Diese Interaktionen sind dennoch absolut wichtig und unverzichtbar. Was vorher das Zusammensitzen im gleichen Raum oder Gebäude leistete, muss jetzt über entsprechende Technik abgebildet werden. Und das nicht nur wegen und während Corona, sondern in Zukunft grundsätzlich. Denn auch dann, wenn Corona nur noch in Sätzen wie „weißt Du noch damals, während der Pandemie“ vorkommt, werden der Wunsch und Anspruch bleiben, zumindest Teile der Berufstätigkeit und des Arbeitslebens dezentral im Homeoffice abzuleisten. Telefon und Messenger wie WhatsApp können nicht all das abdecken, was die Kommunikation, ja das digitale Zusammenleben am virtuellen Arbeitsplatz abliefern muss. Es braucht entsprechende Lösungen und Plattformen.

Definition: Was genau ist Microsoft Viva?

Microsoft hat aus den bereits genannten Gründen mit „Viva“ im Februar 2021 eine solche Plattform geschaffen und vorgestellt. Der Softwaregigant nennt diese „Employee Experience Plattform“ (EXP), was man etwas holzig mit „Mitarbeiter Erlebnis/Erfahrungs-Plattform“ übersetzen könnte. Der Schlüsselbegriff ist hier „Employee“, denn dieser rückt den Mitarbeiter und damit das Arbeiten und Arbeitsumfeld in den Mittelpunkt und macht klar, dass bei diesem Produkt nicht der einzelnen Freiberufler oder gar Privatanwender adressiert wird.


Satya Nadella, CEO von Microsoft, sagte in Bezug auf Corona, dass „wir alle am weltweit größten Experiment zur dezentralen Arbeit“ teilgenommen hätten. Daraus hat der Softwarekonzern den Bedarf erkannt, dass eine Plattform für die Kommunikation in Unternehmen notwendig ist, die deutlich mehr können und leisten muss, als das reine miteinander reden. Daraus ist Microsoft Viva entstanden. Das technische Fundament dieser EXP sind zunächst die vorhandenen Lösungen Microsoft 365, Sharepoint und Teams. Auf dieser Basis soll die neue Lösung die Firmenkultur, das Zusammenarbeiten, das Wohlergehen oder Wohlbefinden der Mitarbeiter, das Teilen von Wissen als gemeinsam nutzbare Ressource und das Lehren und Lernen digital abbilden und möglich machen. Microsoft Viva setzt daher auf zunächst vier Plattformen oder Module, die diese vorgenannten Bereiche digital umsetzen sollen. Später sollen weitere Module dazukommen. Wie sehen diese vier Module aus?

Viva Insights

Das nächste Modul namens Viva Insights soll eben Einsichten liefern und vor allem auf das Thema Wohlergehen der Mitarbeiter einzahlen. So wird der Mitarbeiter beispielsweise daran erinnert, eine Pause zu machen, und bekommt Hilfen bei der Organisation seines Arbeitstages. Das, damit er eben neben Zeiten für fokussiertes Arbeiten auch „lockere Phasen“ oder Zeiten für Lerninhalte planen kann. Teamleiter, oder das Management können über Insights erkennen, wie stark ihre Teams ausgelastet und wann sie überlastet sind. So sollen negative Folgen wie Burnout vermieden werden. Das ist aber nicht alles, denn Insights soll der Unternehmensführung weitere Einsichten liefern. Beispielsweise faktische Erkenntnisse, wie die Vernetzung von Teams, Arbeitsabläufe und -zusammenhänge und Ähnliches. Dazu emphatische Einsichten beispielsweise in die Stimmung unter den Mitarbeitern, die Verbundenheit und den Zusammenhalt zwischen ihnen aber auch mit dem Unternehmen selbst. Das kann auf der inhaltlichen Ebene unter anderem mit Umfragen und Quizzen ermittelt werden. Es steht hier die vereinfachte Leitfrage im Vordergrund: „Geht es meinen Mitarbeitern gut?“

Viva Topics

Mit Viva Topics – auf Deutsch „Themen“ – will Microsoft das in einem Unternehmen vorhandene Wissen und Knowhow digital abbilden, bündeln, mit Informationen aus externen Quellen kombinieren und für die Mitarbeiter nutzbar machen. Dabei soll abermals eine Künstliche Intelligenz unternehmensweit vorhandene Inhalte automatisch in relevante Kategorien einsortieren. Diese kanne das Unternehmen definieren. Das können Kategorien wie „Kunden“, „Prozesse“, „Produkte“ oder ein unternehmenseigenes Glossar mit spezifischen Fachbegriffen und Ähnlichem sein. Viva Topics ist, wenn man so will, eine Wikipedia mit künstlicher Intelligenz. Wenn ein Nutzer dann auf ein spezielles Thema klickt, bekommt er nicht nur die dazu verfügbaren Dokumente und Ressourcen angezeigt, sondern zudem die für diese Angelegenheit besten Ansprechpartner im Unternehmen oder externen.

Viva Learning

Welche Aufgabe dieses Modul hat, erklärt sich fast von selbst. Als „zentraler Hub für das Lernen“, wie Microsoft dieses Modul beschreibt, sollen hier die verschiedenen Weiterbildungs- und Wissensvermittlungsmöglichkeiten gebündelt werden. Ob kurze, knackige „Micro-Learning-Sessions“ oder Kurse und Seminare zur Weiterbildung angeboten werden. Ob Mitarbeiter eigenes Wissen als Ressource anderen zur Verfügung stellen. Oder ob das Unternehmen hier die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter organisieren und kontrollieren können. All das soll über Viva Learning abgebildet werden. Unter anderem soll dabei eine Künstliche Intelligenz den Mitarbeitern die richtigen Lerninhalte zur rechten Zeit anbieten. Die Inhalte können dabei aus den firmeneigenen Quellen und genauso von externen Anbietern kommen.

Viva Connections

Dieses Modul wird im Wesentlichen durch die etablierte Kollaborationssoftware Teams definiert. Viva Connections bildet gewissermaßen die virtuelle Arbeits- und vor allem Kommunikationsumgebung ab, über die Mitarbeiter miteinander und mit dem Unternehmen kommunizieren und interagieren. Vom simplen Anruf über Chats, Videokonferenzen in Gruppenräumen bis hin zum Teilen von Dokumenten macht Teams viele Interaktionsformen möglich. Dabei ist Teams über Computer, Tablets und Smartphones nutzbar. Wenn wir wollen, könnten wir Teams als eine Art virtuelles Büro betrachten, in dem die dezentral tätigen Mitarbeiter virtuell sitzen und gemeinsam arbeiten.

Teams im Mittelpunkt von und für Microsoft Viva

Microsoft Teams ist für die vier genannten, bisher verfügbaren Module die zentrale Benutzeroberfläche der Employee Experience Plattform. Die entsprechenden Funktionen sind dort in der seitlichen Menüleiste hinterlegt und die Inhalten werden auf den Dashboards in Teams abgebildet. Microsoft will das ganze System ausbauen und in Zukunft weitere Module andocken. Das wird dann ebenfalls in Teams abgebildet. Der einzelne Mitarbeiter, aber auch die Unternehmensführung sollen damit einen „Zugangspunkt“ für alle Funktionen und Ressourcen haben.

Vorteile von Microsoft Viva

Was sind die Vorteile von Microsoft Viva? Diese ergeben sich aus der Beschreibung der einzelnen Module. Du als Mitarbeiter findest all diese auf einer zentralen Plattform. Dort startest Du die Kommunikation mit Kollegen, findest Knowhow, spezielle Ansprechpartner und andere Ressourcen. Oder Du bekommst einen „Schubser“ wenn es Zeit für eine Pause oder eine „Portion Weiterbildung“ wird.

Du musst all diese Funktionen und Themen nicht mehr über Dutzende verschiedene Dokumente, Tools, Datenbanken und Systeme oder Instanzen des Unternehmens und verschiedene Ansprechpartner zusammen suchen. Du verpasst nichts mehr, weil Du ohne Viva gar nicht wüsstest, dass es ein bestimmtes Angebot gibt. Dein Arbeitgeber erkennt beispielsweise, wenn dein Team mit einem Projekt überlastet ist und neben einer Auszeit beispielsweise weitere Ressourcen braucht. Egal, ob es um mehr Zeit oder mehr Manpower handelt. Dein Unternehmen kann so ein Arbeitsumfeld schaffen, das nicht nur die Leistung fördert, sondern vor allem motiviert und eine Art Lebensqualität der Arbeit bietet.

Beispiel: So könnte Microsoft Viva in der Praxis funktionieren

Sehen wir uns an, wie Microsoft Viva in einem Zeitungsverlag, der eine Reihe von regionalen Tageszeitungen herausgibt, eingesetzt werden könnte.

Morgens um 9 Uhr findet über Microsoft Viva Connections die sogenannte „Schalte“ statt. Das ist eine Videokonferenz, an der Vertreter aus den verschiedenen Redaktionen teilnehmen. Da wäre die Zentralredaktion und und jene, die Ressorts wie Politik, Wirtschaft, Kultur oder Sport betreuen. Außerdem sind alle Regionalausgaben in Gestalt der jeweiligen Leiter der Lokalredaktionen vertreten. Dazu kommt die Online-Redaktion, die die Internetseiten der einzelnen Zeitungen sowie die sozialen Medien betreut.

Hier werden dann die Themen besprochen, die nicht nur am kommenden Tag in der gedruckten Zeitung stehen, sondern zudem auf den Internetseiten publiziert werden. Die Online-Redaktion stellt dabei die „Klickzahlen“ der letzten 24 Stunden vor, indem die Grafiken der Webanalyse über das Teilen des Bildschirms des Onlineredakteurs allen gezeigt und besprochen werden.

Später im Laufe des Tages kommt in einer Lokalredaktion eine E-Mail an, in der ein örtlicher Lebensmittelmarkt nach Anzeigenpreisen fragt. Der Redakteur ruft Viva Topics auf und gibt den entsprechenden Suchbegriff ein. Jetzt sieht er aber nicht einfach nur die Anzeigenpreise. Topics liefert gleich den passenden Sachbearbeiter in der Anzeigenabteilung nebst dessen Bürozeiten dazu. So kann der Redakteur dann in seiner Antwort-eMail diesen Ansprechpartner direkt an den Lebensmittelmarkt weiterleiten kann.

In der Lokalredaktion hat zudem ein neuer Volontär angefangen. Der findet über Viva Learning nicht nur eine Anleitung zur Benutzung des hauseigenen Redaktionssystems, sondern er kann einsehen, wann er welche internen und externen Schulungen im Rahmen seiner Ausbildung zum Redakteur besuchen wird.

Microsoft Viva und Datenschutz

Du fragst dich jetzt vielleicht, ob Microsoft Viva die DSGVO einhält? Dies können wir ganz kurz und knapp beantworten: Dies tut das Tool in jedem Fall.

Bei der Verarbeitung von Daten in Microsoft Viva werden diese von Microsoft geschützt. Lokale Vorschriften wie die Datenschutz-Grundverordnung werden vollständig eingehalten.

Mehr zum Thema erfährst Du unter anderem hier bei Microsoft.

Was kostet diese Employee-Experience-Plattform?

Es gibt keinen festen Preis, zu dem das gesamte Paket für einen einmaligen Betrag gekauft werden kann. Stattdessen bietet Microsoft eine Sammlung von Preismodellen. Grundsätzlich wird für Zeiträume bezahlt, in der Regel monatlich und auf Nutzerbasis. So können Unternehmen einzelne Module wie Viva Topics auf der Basis “Preis pro Benutzer” zu anderen Microsoft-Produkten dazu buchen.

Man findet im Internet zwar hier und dort Preisangaben wie beispielsweise 3,40 Euro pro Benutzer und Monat für Viva Topics. Aber das ist dann eben nur der Aufpreis, mit dem der Käufer Topics auf ein vorhandenes Software-Paket von Microsoft aufsatteln kann. Von der Anzahl der Nutzer ist dann ein Staffelpreis abhängig. Daher ist es kaum möglich, einen einzelnen definierten Preis zu benennen. Aber Microsoft Viva wird ein Firmenkunde kaum bei der Software-Bude um die Ecke kaufen. Eher werden Unternehmen sich an ein Cloud-Consulting wenden und sich dort zunächst eingehend beraten lassen. Danach wird dann ein entsprechendes Angebot für eine maßgeschneiderte Lösung erstellt.

FAQ – häufige Fragen zu Microsoft Viva

Was ist Microsoft Viva?

Bei Microsoft Viva handelt es sich um eine sogenannte Employee Experience Plattform (EXP), mittels der nicht nur die Kommunikation zwischen Mitarbeitern im Home Office/am Modern Workplace erleichtert werden soll. Auch Fachwissen, Weiterbildung, Ressourcen und Erkenntnisse werden dort vereint und den Mitarbeitern untereinander zur Verfügung gestellt. Da es sich bei Viva um ein von Microsoft 365 unterstütztes Feature handelt, wird es hauptsächlich über Microsoft Teams genutzt.

Was kostet Microsoft Viva?

Es gibt keinen festen Preis, zu dem das gesamte Paket für einen einmaligen Betrag gekauft werden kann. Stattdessen bietet Microsoft eine Sammlung von Preismodellen. Grundsätzlich wird für Zeiträume bezahlt, in der Regel monatlich und auf Nutzerbasis. So können Unternehmen einzelne Module wie Viva Topics auf der Basis “Preis pro Benutzer” zu anderen Microsoft-Produkten dazu buchen.

Was ist Viva Topics?

Bei Viva Topics wird KI verwendet, um Themen einer Organisation zu clustern und sämtliche relevanten Informationen dazu zu bündeln und zur Verfügung zu stellen (z.B. kurze Beschreibung zum Thema, verantwortliche Personen, Webseiten mit Daten, die sich darauf beziehen etc.). Viva Topics liefert dir sozusagen eine kompakte Zusammenfassung zu einem Thema, mit allen relevanten Ansprechpartnern und Daten, um einen schnellen Überblick zu gewinnen.

Fazit

Microsoft geht mit Viva den richtigen Weg, um eine umfassende Lösung für die Kombination aus Kommunikation und Kollaboration auf der einen und der Steuerung von mitarbeiterzentrierten Arbeits- und Geschäftsprozessen auf der anderen Seite umzusetzen. Anstatt verschiedene miteinander in Verbindung stehende Prozesse auf unterschiedliche Anwendungen zur zerstückeln, werden diese hier zusammengeführt. So kann ein digitales „Arbeitserlebnis“ für die Mitarbeiter geschaffen und/oder verbessert werden. Ob das als vollständige Human Ressources-Plattform taugt oder zu einer solchen werden kann, wird sich zeigen.