Zuletzt aktualisiert am 31. März 2023
Wie schafft man eine großartige Mitarbeitererfahrung in der heutigen digitalen Arbeitswelt? Mit Microsoft Viva will Microsoft eine Lösung bieten, die es Unternehmen ermöglicht, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern und eine Kultur des Vertrauens, der Zusammenarbeit und des Wachstums zu schaffen. In unserem Blogartikel erfahren Sie, was Microsoft Viva ist, welche Funktionen es bietet und wie es Ihrem Unternehmen helfen kann, eine bessere Mitarbeitererfahrung zu schaffen.
Seiji Kuwahara
Co Founder & Practice Director Azure & Microsoft 365
Der Fachinformatiker arbeitet seit 1999 in der IT und besitzt einen enormen Erfahrungsschatz bezüglich Microsoft Azure und Microsoft 365. Er ist Co Founder der SEQUAFY GmbH und übernimmt zudem die technische Projektleitung.
Früher funktionierte Arbeiten im nicht-produzierenden, vor allem im administrativen oder kreativen Bereich so, dass der Arbeitnehmer morgens „auf die Arbeit oder besser ins Büro fährt“, dort dann an einem Schreibtisch seinen Arbeitstag mit der entsprechenden Tätigkeit verbringt, und abends wieder nach Hause pendelt. Dann kam Covid-19, Heerscharen von Arbeitnehmern wechselten beinahe schlagartig ins Homeoffice und Modern Workplaces bekam einen ganz anderen Stellenwert. Brach die Wirtschaft daraufhin zusammen? Nein. Gingen die Unternehmen reihenweise den Bach runter? Nein.
Die Pandemie lehrte uns zunächst, dass Arbeit und „Bürotätigkeit“ dezentral sehr gut funktionieren, produktiv und umsatzwirksam sein können. Kollegen ist es Dank Modern Workplace möglich, selbst dann in einem Team gut zusammen zu arbeiten und zu funktionieren, wenn sie nicht im gleichen Raum oder im gleichen Gebäude sitzen. Moderne Technik und das Internet vereinfachen das dezentrale Arbeiten und machen es zudem erst einmal grundsätzlich möglich.
Inhaltsverzeichnis
- Die vorgelagerte Aufgabe
- Definition: Was genau ist Microsoft Viva?
- 4 große Features von MS Viva & wie diese unser Arbeitserlebnis verändern können
- Teams im Mittelpunkt von und für Microsoft Viva
- Vorteile von Microsoft Viva
- Beispiel: So könnte Microsoft Viva in der Praxis funktionieren
- Microsoft Viva und Datenschutz
- Was kostet die Employee-Experience-Plattform Microsoft Viva?
- FAQ – häufige Fragen zu Microsoft Viva
- Fazit
Microsoft Viva – kurz erklärt
Microsoft Viva ist eine Plattform für Mitarbeitererfahrung, die in Microsoft Teams integriert ist. Es bietet Funktionen wie Wissensmanagement, Mitarbeiterengagement, Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten sowie Analysen zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung.
Viva soll Unternehmen dabei unterstützen, eine Kultur des Vertrauens, der Zusammenarbeit und des Wachstums zu schaffen.
Die vorgelagerte Aufgabe
Dann aber zeigte uns die Pandemie eine zweite Lektion: Die effiziente, aber auch empathische Kommunikation der Mitarbeiter untereinander und mit dem Unternehmen an sich, gewinnt in einer dezentral organisierten Zusammenarbeit massiv an Bedeutung. Der Smalltalk in der Kaffeeküche, das persönliche „echte“ Meeting in der Arbeitsgruppe, die Schulungen oder Konferenzen aber auch die banalen Begegnungen im Flur fehlen. Eben all die direkten Interaktionen während der Arbeit, gemeinsam vor Ort, können nicht mehr wie gewohnt ablaufen.
Diese Interaktionen sind dennoch absolut wichtig und unverzichtbar. Was vorher das Zusammensitzen im gleichen Raum oder Gebäude leistete, muss jetzt über entsprechende Technik abgebildet werden. Und das nicht nur wegen und während Covid, sondern in Zukunft grundsätzlich. Denn auch dann, wenn die letzten Jahre nur noch in Sätzen wie „weißt Du noch damals, während der Pandemie“ vorkommen, werden der Wunsch und Anspruch bleiben, zumindest Teile der Berufstätigkeit und des Arbeitslebens dezentral im Homeoffice abzuleisten. Telefon und Messenger wie WhatsApp können nicht all das abdecken, was die Kommunikation, ja das digitale Zusammenleben am virtuellen Arbeitsplatz abliefern muss. Es braucht entsprechende Lösungen und Plattformen.
Definition: Was genau ist Microsoft Viva?
Microsoft hat aus den bereits genannten Gründen mit „Viva“ im Februar 2021 eine solche Plattform geschaffen und vorgestellt. Der Softwaregigant nennt diese „Employee Experience Plattform“ (EXP), was man etwas holzig mit „Mitarbeiter Erlebnis/Erfahrungs-Plattform“ übersetzen könnte. Der Schlüsselbegriff ist hier „Employee“, denn dieser rückt den Mitarbeiter und damit das Arbeiten und Arbeitsumfeld in den Mittelpunkt und macht klar, dass bei diesem Produkt nicht der einzelnen Freiberufler oder gar Privatanwender adressiert wird.
Satya Nadella, CEO von Microsoft, sagte in Bezug auf Corona, dass „wir alle am weltweit größten Experiment zur dezentralen Arbeit“ teilgenommen hätten. Daraus hat der Softwarekonzern den Bedarf erkannt, dass eine Plattform für die Kommunikation in Unternehmen notwendig ist, die deutlich mehr können und leisten muss, als das reine miteinander reden. Daraus ist Microsoft Viva (alternativ auch MS Viva genannt) entstanden.
Das technische Fundament dieser EXP sind zunächst die vorhandenen Lösungen Microsoft 365, Sharepoint und Teams. Auf dieser Basis soll die neue Lösung die Firmenkultur, das Zusammenarbeiten, das Wohlergehen oder Wohlbefinden der Mitarbeiter, das Teilen von Wissen als gemeinsam nutzbare Ressource und das Lehren und Lernen digital abbilden und möglich machen. Microsoft Viva setzt daher auf zunächst vier Plattformen oder Module, die diese vorgenannten Bereiche digital umsetzen sollen. Später sollen weitere Module dazukommen. Wie sehen diese vier Module aus?
4 große Features von MS Viva & wie diese unser Arbeitserlebnis verändern können
Viva Insights
Das Modul namens Viva Insights soll Einsichten liefern und vor allem auf das Thema Wohlergehen der Mitarbeiter einzahlen. So wird der Mitarbeiter beispielsweise daran erinnert, eine Pause zu machen, und bekommt Hilfen bei der Organisation seines Arbeitstages. Das, damit er eben neben Zeiten für fokussiertes Arbeiten auch „lockere Phasen“ oder Zeiten für Lerninhalte planen kann.
Teamleiter oder das Management können über Insights erkennen, wie stark ihre Teams ausgelastet und wann sie überlastet sind. So sollen negative Folgen wie Burnout vermieden werden. Das ist aber nicht alles, denn Insights soll der Unternehmensführung weitere Einsichten liefern. Beispielsweise faktische Erkenntnisse, wie die Vernetzung von Teams, Arbeitsabläufe und -zusammenhänge und Ähnliches.
Dazu emphatische Einsichten, beispielsweise in die Stimmung unter den Mitarbeitern, die Verbundenheit und den Zusammenhalt zwischen ihnen aber auch mit dem Unternehmen selbst. Das kann auf der inhaltlichen Ebene unter anderem mit Umfragen und Quizzen ermittelt werden. Es steht hier die vereinfachte Leitfrage im Vordergrund: „Geht es meinen Mitarbeitern gut?“
Viva Topics
Mit Viva Topics – auf Deutsch „Themen“ – will Microsoft das in einem Unternehmen vorhandene Wissen und Knowhow digital abbilden, bündeln, mit Informationen aus externen Quellen kombinieren und für die Mitarbeiter nutzbar machen. Dabei soll abermals eine Künstliche Intelligenz unternehmensweit vorhandene Inhalte automatisch in relevante Kategorien einsortieren. Diese kanne das Unternehmen definieren. Das können Kategorien wie „Kunden“, „Prozesse“, „Produkte“ oder ein unternehmenseigenes Glossar mit spezifischen Fachbegriffen und Ähnlichem sein.
Viva Topics ist, wenn man so will, eine Wikipedia mit künstlicher Intelligenz. Wenn ein Nutzer dann auf ein spezielles Thema klickt, bekommt er nicht nur die dazu verfügbaren Dokumente und Ressourcen angezeigt, sondern zudem die für diese Angelegenheit besten Ansprechpartner im Unternehmen oder externen.
Viva Learning
Welche Aufgabe dieses Modul hat, erklärt sich fast von selbst. Als „zentraler Hub für das Lernen“, wie Microsoft dieses Modul beschreibt, sollen hier die verschiedenen Weiterbildungs- und Wissensvermittlungsmöglichkeiten gebündelt werden.
Egal, ob kurze, knackige „Micro-Learning-Sessions“ oder Kurse und Seminare zur Weiterbildung angeboten werden, Mitarbeiter eigenes Wissen als Ressource anderen zur Verfügung stellen, oder das Unternehmen hier die Weiterbildung seiner Mitarbeiter organisiert und kontrolliert: All das soll über Viva Learning abgebildet werden.
Unter anderem soll dabei eine Künstliche Intelligenz den Mitarbeitern die richtigen Lerninhalte zur rechten Zeit anbieten. Die Inhalte können dabei aus den firmeneigenen Quellen und genauso von externen Anbietern kommen.
Viva Connections
Dieses Modul wird im Wesentlichen durch die etablierte Kollaborationssoftware Teams definiert. Viva Connections bildet gewissermaßen die virtuelle Arbeits- und vor allem Kommunikationsumgebung ab, über die Mitarbeiter miteinander und mit dem Unternehmen kommunizieren und interagieren. Vom simplen Anruf über Chats, Videokonferenzen in Gruppenräumen bis hin zum Teilen von Dokumenten, macht Teams viele Interaktionsformen möglich. Dabei ist Teams über Computer, Tablets und Smartphones nutzbar.
Wenn wir wollen, könnten wir Teams als eine Art virtuelles Büro betrachten, in dem die dezentral tätigen Mitarbeiter virtuell sitzen und gemeinsam arbeiten.
Teams im Mittelpunkt von und für Microsoft Viva
Microsoft Teams ist für die vier genannten, bisher verfügbaren Module die zentrale Benutzeroberfläche der Employee Experience Plattform. Die entsprechenden Funktionen sind dort in der seitlichen Menüleiste hinterlegt und die Inhalten werden auf den Dashboards in Teams abgebildet. Microsoft will das ganze System ausbauen und in Zukunft weitere Module andocken. Das wird dann ebenfalls in Teams abgebildet. Der einzelne Mitarbeiter, aber auch die Unternehmensführung, sollen damit einen „Zugangspunkt“ für alle Funktionen und Ressourcen haben.
Vorteile von Microsoft Viva
Was sind die Vorteile von Microsoft Viva? Diese ergeben sich aus der Beschreibung der einzelnen Module. Als Mitarbeiter findet man all diese auf einer zentralen Plattform. Dort startet man die Kommunikation mit Kollegen, findet Knowhow, spezielle Ansprechpartner und andere Ressourcen. Oder man bekommt einen „Schubser“ wenn es Zeit für eine Pause oder eine „Portion Weiterbildung“ wird.
Man muss all diese Funktionen und Themen nicht mehr über Dutzende verschiedene Dokumente, Tools, Datenbanken und Systeme oder Instanzen des Unternehmens und verschiedene Ansprechpartner zusammen suchen. Man verpasst nichts mehr, weil man ohne Viva gar nicht wüsste, dass es ein bestimmtes Angebot gibt. Arbeitgeber erkennen beispielsweise, wenn ein Team mit einem Projekt überlastet ist und neben einer Auszeit beispielsweise weitere Ressourcen braucht. Egal, ob es sich um mehr Zeit oder mehr Manpower handelt.
Das Unternehmen kann so ein Arbeitsumfeld schaffen, das nicht nur die Leistung fördert, sondern vor allem motiviert und eine Art Lebensqualität der Arbeit bietet.
Beispiel: So könnte Microsoft Viva in der Praxis funktionieren
Sehen wir uns an, wie Microsoft Viva in einem Zeitungsverlag, der eine Reihe von regionalen Tageszeitungen herausgibt, eingesetzt werden könnte.
Morgens um 9 Uhr findet über Microsoft Viva Connections die sogenannte „Schalte“ statt. Das ist eine Videokonferenz, an der Vertreter aus den verschiedenen Redaktionen teilnehmen. Da wäre die Zentralredaktion und und jene, die Ressorts wie Politik, Wirtschaft, Kultur oder Sport betreuen. Außerdem sind alle Regionalausgaben in Gestalt der jeweiligen Leiter der Lokalredaktionen vertreten. Dazu kommt die Online-Redaktion, die die Internetseiten der einzelnen Zeitungen sowie die sozialen Medien betreut.
Hier werden dann die Themen besprochen, die nicht nur am kommenden Tag in der gedruckten Zeitung stehen, sondern zudem auf den Internetseiten publiziert werden. Die Online-Redaktion stellt dabei die „Klickzahlen“ der letzten 24 Stunden vor, indem die Grafiken der Webanalyse über das Teilen des Bildschirms des Onlineredakteurs allen gezeigt und besprochen werden.
Später im Laufe des Tages kommt in einer Lokalredaktion eine E-Mail an, in der ein örtlicher Lebensmittelmarkt nach Anzeigenpreisen fragt. Der Redakteur ruft Viva Topics auf und gibt den entsprechenden Suchbegriff ein. Jetzt sieht er aber nicht einfach nur die Anzeigenpreise. Topics liefert gleich den passenden Sachbearbeiter in der Anzeigenabteilung nebst dessen Bürozeiten dazu. So kann der Redakteur dann in seiner Antwort-eMail diesen Ansprechpartner direkt an den Lebensmittelmarkt weiterleiten kann.
In der Lokalredaktion hat zudem ein neuer Volontär angefangen. Der findet über Viva Learning nicht nur eine Anleitung zur Benutzung des hauseigenen Redaktionssystems, sondern er kann einsehen, wann er welche internen und externen Schulungen im Rahmen seiner Ausbildung zum Redakteur besuchen wird.
Microsoft Viva und Datenschutz
Sie fragen sich jetzt vielleicht, ob Microsoft Viva die DSGVO einhält? Dies können wir ganz kurz und knapp beantworten: Dies tut das Tool in jedem Fall.
Bei der Verarbeitung von Daten in Microsoft Viva werden diese von Microsoft geschützt. Lokale Vorschriften wie die Datenschutz-Grundverordnung werden vollständig eingehalten.
Mehr zum Thema erfahren Sie unter anderem hier bei Microsoft.
Was kostet diese Employee-Experience-Plattform?
Es gibt keinen festen Preis, zu dem das gesamte Paket für einen einmaligen Betrag gekauft werden kann. Stattdessen bietet Microsoft eine Sammlung von Preismodellen. Grundsätzlich wird für Zeiträume bezahlt, in der Regel monatlich und auf Nutzerbasis. So können Unternehmen einzelne Module wie Viva Topics auf der Basis “Preis pro Benutzer” zu anderen Microsoft-Produkten dazu buchen.
Man findet im Internet zwar hier und dort Preisangaben wie beispielsweise 3,40 Euro pro Benutzer und Monat für Viva Topics. Aber das ist dann eben nur der Aufpreis, mit dem der Käufer Topics auf ein vorhandenes Software-Paket von Microsoft aufsatteln kann. Von der Anzahl der Nutzer ist dann ein Staffelpreis abhängig. Daher ist es kaum möglich, einen einzelnen definierten Preis zu benennen. Aber Microsoft Viva wird ein Firmenkunde kaum bei der Software-Bude um die Ecke kaufen. Eher werden Unternehmen sich an ein Cloud-Consulting wenden und sich dort zunächst eingehend beraten lassen. Danach wird dann ein entsprechendes Angebot für eine maßgeschneiderte Lösung erstellt.
Das könnte Sie ebenfalls interessieren:
FAQ – häufige Fragen zu Microsoft Viva
Was ist Microsoft Viva?
Microsoft Viva ist eine Plattform für Mitarbeitererfahrung, die in Microsoft Teams integriert ist. Sie bietet Funktionen wie Wissensmanagement, Mitarbeiterengagement, Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten sowie Analysen zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung.
Welche Funktionen bietet Microsoft Viva?
Microsoft Viva bietet vier Hauptfunktionen: Connections, Insights, Learning und Topics. Connections fördert die Zusammenarbeit und das Engagement von Mitarbeitern, Insights bietet Analysen und Erkenntnisse zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung, Learning bietet Schulungen und Weiterbildungsangebote und Topics bietet eine Wissensmanagementplattform für Teams.
Was kostet Microsoft Viva?
Die Kosten für Microsoft Viva hängen von der Größe des Unternehmens und den Funktionen ab, die genutzt werden. Microsoft bietet verschiedene Pläne für Unternehmen jeder Größe an, von kleinen Start-ups bis hin zu großen Unternehmen.
Ist Microsoft Viva für alle Unternehmen geeignet?
Microsoft Viva kann für eine Vielzahl von Unternehmen geeignet sein, jedoch erfordert eine erfolgreiche Implementierung Zeit und Ressourcen. Es ist wichtig zu beachten, dass Viva möglicherweise nicht für alle Unternehmen geeignet ist.
Wie wird Microsoft Viva in Microsoft Teams integriert?
Microsoft Viva ist nahtlos in Microsoft Teams integriert, sodass Mitarbeiter alle Funktionen von Viva direkt in Teams nutzen können.
Ist Microsoft Viva sicher?
Ja, Microsoft Viva ist sicher. Microsoft hat strenge Sicherheitsprotokolle und -richtlinien implementiert, um die Sicherheit der Daten von Kunden zu gewährleisten.
Kann Microsoft Viva auf mobilen Geräten genutzt werden?
Ja, Microsoft Viva kann auf mobilen Geräten genutzt werden. Es ist in der Microsoft Teams App für iOS und Android integriert.
Was ist Viva Topics?
Bei Viva Topics wird KI verwendet, um Themen einer Organisation zu clustern und sämtliche relevanten Informationen dazu zu bündeln und zur Verfügung zu stellen (z.B. kurze Beschreibung zum Thema, verantwortliche Personen, Webseiten mit Daten, die sich darauf beziehen etc.). Viva Topics liefert dir sozusagen eine kompakte Zusammenfassung zu einem Thema, mit allen relevanten Ansprechpartnern und Daten, um einen schnellen Überblick zu gewinnen.
Fazit
Microsoft geht mit Viva den richtigen Weg, um eine umfassende Lösung für die Kombination aus Kommunikation und Kollaboration auf der einen und der Steuerung von mitarbeiterzentrierten Arbeits- und Geschäftsprozessen auf der anderen Seite umzusetzen. Anstatt verschiedene miteinander in Verbindung stehende Prozesse auf unterschiedliche Anwendungen zur zerstückeln, werden diese hier zusammengeführt. Ob das als vollständige Human Ressources-Plattform taugt oder zu einer solchen werden kann, wird sich zeigen.
Insgesamt bietet Microsoft Viva Unternehmen eine vielversprechende Plattform, um die Mitarbeitererfahrung zu verbessern und eine Kultur des Vertrauens, der Zusammenarbeit und des Wachstums zu schaffen.
Es ist jedoch auch wichtig zu beachten, dass Viva möglicherweise nicht für alle Unternehmen geeignet ist und dass eine erfolgreiche Implementierung Zeit und Ressourcen erfordert. Nichtsdestotrotz ist Microsoft Viva ein vielversprechendes Tool, das Unternehmen dabei helfen kann, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern und langfristig erfolgreich zu sein.
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