Prozessdigitalisierung: Vorteile & Leitfaden

Digitale Transformation ist nach wie vor ein branchenübergreifender Trend, Prozessdigitalisierung istein wichtiger Teil davon. Ziel bei diesem Teil einer Digitalisierungsstrategie ist es, herkömmliche analoge Prozesse in digitale Prozesse zu transformieren.

Neben der reinen Prozessdigitalisierung gilt es hier jedoch auch, bestehende Prozesse auf die sich ändernden Kundenanforderungen zu untersuchen. Denn eine erfolgreiche Prozessdigitalisierung kann sowohl zu sinkendem Kostendruck, einer besseren Wettbewerbsposition, kürzeren Produktionszeiten und einer höheren Kundenzufriedenheit beitragen. Besonders Letzteres ist aus unserer Sicht mit am relevantesten – denn zufriedene Kunden sind unser bestes Aushängeschild.

Was ist Prozessdigitalisierung?

Die Prozessdigitalisierung ist ein abstrakter und umfangreicher Vorgang, mit dem sämtliche Prozesse digitalisiert werden können. Ziel ist es, dass statische, modellierte Prozesse in dynamische Prozesse umgestaltet werden, um schlussendlich flexible Workflowfunktionalitäten zu implementieren. (Erfahren Sie mehr darüber wie Sie Workflow-Automatisierung effektiv einsetzen können in unserem Artikel Was ist Orchestrierung? Nutzen & Vorgehen einfach erklärt.)

Vereinfacht gesagt bedeutet das, dass analoge Prozesse in digitale umgewandelt werden und diese auch vollautomatisch ablaufen können.

Bedeutung der Prozessdigitalisierung für Unternehmen

Prozessdigitalisierung kann die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens erheblich steigern. Durch die digitale Transformation von Geschäftsprozessen können Unternehmen Arbeitsabläufe automatisieren, Fehler reduzieren und die Datenverfügbarkeit verbessern. Das führt zu Kosteneinsparungen und ermöglicht eine schnellere Reaktionsfähigkeit auf Marktveränderungen. Zudem unterstützt eine Prozessdigitalisierung die Innovationsmöglichkeit, indem sie neue Geschäftsmodelle und Services möglich macht. Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren, sind besser gerüstet, um sich in einer zunehmend digitalen Umgebung zu behaupten und Kundenbedürfnisse effizienter zu erfüllen.

Vorteile einer Prozessdigitalisierung

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist für moderne Unternehmen inzwischen unerlässlich. Sie bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die weit über die bloße Automatisierung hinausgehen. Im Folgenden legen wir die wichtigsten Gründe dar, weshalb Unternehmen ihre Prozesse digitalisieren sollten.

Effizienzsteigerung

Die Digitalisierung von Prozessen ermöglicht Unternehmen, Arbeitsabläufe zu automatisieren und zu optimieren. Dadurch können repetitive Aufgaben schneller und fehlerfreier erledigt werden, was zu einer erheblichen Effizienzsteigerung führt.

Kosteneinsparungen

Automatisierte Prozesse reduzieren den Bedarf an manuellen Eingriffen und senken somit die Personalkosten. Zudem werden Fehler minimiert, die sonst zu teuren Korrekturmaßnahmen führen könnten.

Verbesserte Datenverfügbarkeit

Durch die Digitalisierung sind Daten in Echtzeit und von überall abrufbar. Dies verbessert die Entscheidungsfindung, da relevante Informationen jederzeit verfügbar sind und schnell analysiert werden können.

Schnellere Reaktionsfähigkeit

Unternehmen können dank digitalisierter Prozesse schneller auf Marktveränderungen und Kundenanforderungen reagieren. Dies erhöht die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen Marktumfeld.

Innovationsförderung

Die Prozessdigitalisierung schafft die Grundlage für neue Geschäftsmodelle und Services. Sie ermöglicht es Unternehmen, innovative Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln und ihre Marktstellung zu verbessern.

Wettbewerbsfähigkeit

Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren, sind besser aufgestellt, um im Wettbewerb zu bestehen. Sie können ihre Ressourcen effizienter nutzen, schneller auf Veränderungen reagieren und ihren Kunden einen besseren Service bieten.

5 Anwendungsbeispiele der Prozessdigitalisierung

Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Eine Digitalisierung des Onboarding-Prozesses erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erheblich. Durch den Einsatz digitaler Lernplattformen und E-Learning-Module können neue Mitarbeiter bereits vor ihrem ersten Arbeitstag wichtige Schulungen und Trainings absolvieren. Automatisierte Checklisten und digitale Willkommenspakete sorgen dafür, dass alle notwendigen Schritte effizient und konsistent durchgeführt werden, was die Einarbeitungszeit verkürzt und die Integration in das Unternehmen beschleunigt.

Verbesserung des Kundensupports

Digitale Technologien revolutionieren den Kundensupport. Chatbots und KI-basierte Assistenzsysteme ermöglichen es, Kundenanfragen rund um die Uhr schnell und effizient zu bearbeiten. Kundenportale und Self-Service-Plattformen bieten Kunden die Möglichkeit, Probleme selbstständig zu lösen und Informationen jederzeit abzurufen. Durch den Einsatz von CRM-Systemen (Customer Relationship Management) können Support-Mitarbeiter zudem auf eine umfassende Historie der Kundeninteraktionen zugreifen, um personalisierte und präzise Unterstützung zu bieten.

Optimierung von Beschaffungsprozessen

Ein digitalisierter Beschaffungsprozess sorgt für eine reibungslosere und transparentere Abwicklung von Bestellungen. Elektronische Beschaffungssysteme (E-Procurement) ermöglichen es, Angebote schnell zu vergleichen und Bestellungen automatisiert abzuwickeln. Lieferantenportale bieten Echtzeit-Einblicke in den Bestellstatus und die Verfügbarkeit von Produkten. Durch die Integration von Datenanalyse-Tools können Unternehmen Trends und Muster erkennen, um Beschaffungsstrategien zu optimieren und Kosten zu senken.

Effizientere Auftragsabwicklung

Digitale Lösungen verbessern die Auftragsabwicklung durch Automatisierung und Vernetzung der verschiedenen Prozessschritte. Von der Auftragserfassung über die Produktion bis hin zur Auslieferung können alle Schritte digital koordiniert und überwacht werden. ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) integrieren die verschiedenen Abteilungen und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss. Das führt zu kürzeren Durchlaufzeiten, geringeren Fehlerquoten und einer höheren Kundenzufriedenheit.

Automatisierte Arbeitsdokumentation und Reporting

Die Digitalisierung dieser beiden Bereiche vereinfacht das Erfassen und Analysieren von Daten erheblich. Automatisierte Systeme erfassen Arbeitszeiten, Produktionsdaten und andere relevante Informationen in Echtzeit. Das ermöglicht eine präzise und zeitnahe Berichterstattung sowie eine fundierte Entscheidungsfindung. Dashboards und Analyse-Tools bieten übersichtliche Visualisierungen und helfen, Leistungskennzahlen (KPIs) zu überwachen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

5 häufige Herausforderungen und wie man sie überwindet

Praxisbeispiele und Fallstudien

Hier sind drei erfolgreiche Beispiele aus der Praxis, wie Unternehmen einzelne Prozesse digitalisiert haben:

Siemens – Digitalisierung der Fertigungsprozesse

Siemens hat in seinen Fertigungsstätten die Digitalisierung umfassend umgesetzt, um Produktionsprozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Hierbei wurde die digitale Fabrik in Amberg, Deutschland, als Vorzeigebeispiel für Industrie 4.0 etabliert. Durch den Einsatz von IoT (Internet of Things), Automatisierung und Big Data-Analyse konnte Siemens die Produktivität signifikant steigern und die Fehlerquote minimieren. Vernetzte Maschinen und Systeme ermöglichen eine Echtzeitüberwachung und -steuerung der Produktionsprozesse. Die Implementierung von digitalen Zwillingen und Predictive Maintenance hat dazu beigetragen, Wartungszyklen zu optimieren und ungeplante Ausfallzeiten zu reduzieren.

Amazon – Automatisierung der Lagerverwaltung

Amazon hat in seinen Logistikzentren weltweit fortschrittliche Automatisierungstechnologien eingeführt, um die Effizienz der Lagerverwaltung und -verteilung zu maximieren. Hierfür verwendet Amazon in seinen Fulfillment-Centern eine Kombination aus Robotik, maschinellem Lernen und Datenanalytik. Kiva-Roboter übernehmen die Lagerplatzierung und den Transport von Waren innerhalb des Lagers. Dies hat zu einer deutlichen Reduzierung der Durchlaufzeiten und einer Optimierung des Lagerplatzes geführt. Durch die Implementierung von maschinellem Lernen kann Amazon den Bestand präzise vorhersagen und die Nachbestellung automatisieren. Dies hat die Liefergenauigkeit verbessert und die Kundenzufriedenheit gesteigert.

Deutsche Bank – Digitalisierung der Finanzprozesse

Die Deutsche Bank hat umfangreiche Digitalisierungsmaßnahmen umgesetzt, um ihre internen Finanzprozesse zu modernisieren und die Kundenerfahrung zu verbessern. Im Rahmen ihres “Digital Factory”-Programms hat die Deutsche Bank agile Methoden und Technologien wie Blockchain, KI (Künstliche Intelligenz) und Cloud-Computing eingeführt. Die Digitalisierung der Kreditvergabeprozesse hat zu einer erheblichen Verkürzung der Bearbeitungszeiten und einer Verbesserung der Kundenkommunikation geführt. Die Einführung von Robotic Process Automation (RPA) hat es der Bank ermöglicht, repetitive Aufgaben zu automatisieren und Fehler zu reduzieren. Durch die Nutzung von Big Data und analytischen Tools kann die Deutsche Bank nun Risiken besser einschätzen und maßgeschneiderte Finanzprodukte anbieten.

Grenzen der Prozessdigitalisierung

Prozessdigitalisierung hat trotz ihrer vielen Vorteile und Potenziale auch ihre Grenzen. Einige davon sind:

1. Menschliche Faktoren: In vielen Prozessen spielen menschliche Faktoren eine wichtige Rolle, wie zum Beispiel Entscheidungen aufgrund von Erfahrung und Intuition oder zwischenmenschliche Interaktionen. Diese Faktoren kann man nicht vollständig durch digitale Systeme ersetzen.
2. Komplexität: Einige Prozesse sind so komplex, dass sie sich nicht vollständig digitalisieren lassen. Ein Beispiel dafür ist die Kreativität von Künstlern oder die Emotionen, die bei der persönlichen Betreuung von Patienten im Gesundheitswesen eine Rolle spielen.
3. Technische Einschränkungen: Es gibt technische Einschränkungen, die die digitale Erfassung und Verarbeitung von Daten in bestimmten Bereichen erschweren. Zum Beispiel können spezielle Messgeräte erforderlich sein, um Daten in der Wissenschaft zu erfassen, und diese Geräte können nicht immer vollständig digitalisiert werden. Oder auch die unzureichende Kommunikation verschiedener Lösungen, was dann zu Systembrüchen führen kann.
4. Datenschutz: In einigen Fällen können Datenschutz- und Sicherheitsbedenken den Umfang der Prozessdigitalisierung einschränken, insbesondere bei sensiblen oder vertraulichen Daten.
5. Kulturelle und rechtliche Einschränkungen: Kulturelle und rechtliche Unterschiede zwischen verschiedenen Ländern und Regionen können die Einführung von digitalen Prozessen beeinträchtigen, insbesondere in Bereichen wie Gesundheitswesen, Regulierung und Compliance.

Es ist wichtig zu beachten, dass eine Prozessdigitalisierung nicht für jedes Unternehmen oder jede Organisation die beste Lösung ist. Grundsätzlich ist es jedoch immer sinnvoll, sich damit auseinanderzusetzen.

Die Zukunft der Prozessdigitalisierung

Durch fortschrittliche Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) wird auch die Zukunft der Digitalisierung von Prozessen geprägt werden. KI und ML ermöglichen effizientere Entscheidungsprozesse, indem sie aus historischen Daten lernen und Vorhersagen treffen. Vernetzte Geräte und Sensoren im Internet der Dinge (IoT) sammeln kontinuierlich Daten, die in Echtzeit analysiert werden können, um Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Cloud-Technologien bieten die notwendige Flexibilität und Skalierbarkeit, um digitale Prozesse effizient zu verwalten. Robotic Process Automation (RPA) in Kombination mit KI führt zur intelligenten Automatisierung, die komplexe Aufgaben übernimmt und sich an veränderte Bedingungen anpasst, wodurch Produktivität und Effizienz gesteigert werden.

Fazit

Die Digitalisierung hat nicht nur einzelne Branchen verändert, sondern die Wirtschaft im Gesamten. Wer konkurrenzfähig bleiben möchte, muss diese Entwicklung mitmachen und seine Prozesse an aktuelle Begebenheiten anpassen. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren vom digitalen Strukturwandel. Die möglichen Transformationen sorgen für eine Optimierung der Prozesse, vereinfachen die Kommunikation und erschließen neue Kundengruppen. Wir sehen im täglichen Einsatz bei unseren Kunden, dass Prozessdigitalisierung für jedes Unternehmen einen Mehrwert bietet.