Prozessdigitalisierung: Vorteile & Leitfaden

Digitale Transformation ist nach wie vor ein branchenübergreifender Trend – nicht zuletzt durch Covid-19 und dessen Auswirkungen auf die Arbeitswelt. Ziel dabei ist es, herkömmliche analoge Prozesse in digitale Prozesse zu transformieren.

Zuletzt aktualisiert am 16. Januar 2024

Digitale Transformation ist nach wie vor ein branchenübergreifender Trend – nicht zuletzt durch Covid-19 und dessen Auswirkungen auf die Arbeitswelt. Ziel dabei ist es, herkömmliche analoge Prozesse in digitale Prozesse zu transformieren.

Neben der reinen Prozessdigitalisierung gilt es hier jedoch auch, bestehende Prozesse auf die sich ändernden Kundenanforderungen zu untersuchen. Denn eine erfolgreiche Prozessdigitalisierung kann sowohl zu sinkendem Kostendruck, einer besseren Wettbewerbsposition, kürzeren Produktionszeiten und einer höheren Kundenzufriedenheit beitragen. Besonders Letzteres ist aus unserer Sicht mit am relevantesten – denn zufriedene Kunden sind unser bestes Aushängeschild.

Andreas Gutsmann - Cloud Consultant bei Sequafy

Andreas Gutsmann

Cloud Consultant

Andreas ist immer über neueste Trends und Upgrades, vor allem rund um Microsoft 365, informiert. Er ist stets daran interessiert den einfachsten und besten Weg ans Ziel zu finden und probiert gern und ausgiebig Neues aus. Als Spezialist für Microsoft 365 ist er als Fragensteller, als Aufklärer, als Architekt und am Ende auch als Umsetzer an SEQUAFY Projekten beteiligt. 

Prozessdigitalisierung – kurz erklärt

Bei der Prozessdigitalisierung ermöglichen interne und externe Schnittstellen eine durchgehende, komplett digitale Dokumentation von Prozessen.

Sämtliche Entscheidungen zu Inhaltsänderungen sind hier nachvollziehbar dokumentiert. Automatisierte Workflows stellen den systemübergreifenden Informationsfluss sicher.

Definition Prozessdigitalisierung

Die Prozessdigitalisierung ist ein abstrakter und umfangreicher Vorgang, mit dem sämtliche Prozesse digitalisiert werden können. Ziel ist es, dass statische, modellierte Prozesse in dynamische Prozesse umgestaltet werden, um schlussendlich flexible Workflowfunktionalitäten zu implementieren.

Vereinfacht gesagt bedeutet das, dass analoge Prozesse in digitale umgewandelt werden und diese auch vollautomatisch ablaufen können.

Die Gründe hierfür können vielfältig sein – in der Regel handelt es sich um die in Folge genannten fünf:

5 Gründe für die Digitalisierung aller Geschäftsprozesse

Optimierbarkeit

Kostentreiber und Fehlerpotenziale können leichter erkannt und optimiert werden, wenn diese von digitalisierten Arbeitsabläufen automatisch erfasst werden.

Nachverfolgbarkeit

Digitalisierte Geschäftsprozesse werden im Gegensatz zu manuellen automatisch archiviert und sind somit stets zu 100% nachverfolgbar.

Krisensicherheit

Business Continuity Management wird von der Prozessdigitalisierung maßgeblich unterstützt, da Mitarbeiter vollkommen standortunabhängig mit sämtliche wichtigen Daten und Dokumenten arbeiten können.

Anwenderfreundlichkeit

Digitale Prozesse werden in einer zentralen Software gepflegt und somit sind relevante Informationen mittels Stichwortsuche oder Suchfilter einfach aufzufinden. Außerdem können sie jederzeit ebenso einfach durchgeführt und angepasst werden.

Prozesstreue

Ein Prozess und der damit zusammengehörende Workflow, der an nur einem Ort gepflegt wird, leitet alle zuständigen Mitarbeiter zuverlässig durch sämtliche Prozessschritte. Dadurch wird die Prozesstreue gesteigert und das Fehlerpotenzial reduziert. Automatisch versendete Benachrichtigungen sichern außerdem den Informationsfluss und sorgen für klare Verantwortlichkeiten.

Prozessdigitalisierung Infografik

Vorteile einer Prozessdigitalisierung

Digitalisierte Prozesse sind – wie der Name bereits sagt – digital. Das heißt, auch sämtliche Informationen sind digital und lassen sich daher schneller weitergeben. Außerdem können sie gemeinsam bearbeitet, schneller durchsucht und weiterverarbeitet werden, ganz ohne Qualitätsverluste.

Digitale Daten können aufgrund dieser Merkmale ganz anders verwendet werden, als dies bei analogen Informationen möglich ist. Beispielsweise können digital vorliegende Messwerte vollkommen automatisierte Reaktionen auslösen. So muss niemand die erhaltene Information zuerst manuell aufnehmen, um dann im weiteren Verlauf eine Reaktion auslösen zu können – all das passiert nämlich automatisch.

Abläufe werden durch die Digitalisierung vereinfacht, woraus viele weitere Vorteile entstehen: Es können Kosten gesenkt werden, Prozesse beschleunigt und vorhandene Ressourcen anders eingesetzt werden.

Prozessdigitalisierung ist auch für Sie ein Thema? Dann kontaktieren Sie uns für ein kostenfreies Erstgespräch – wir analysieren mit Ihnen gemeinsam ihre Anforderungen und unterstützen Sie dann mit unseren Experten bei ihrem auf Sie zugeschnittenen Digitalisierungsprozess.

Grenzen der Prozessdigitalisierung

Prozessdigitalisierung hat trotz ihrer vielen Vorteile und Potenziale auch ihre Grenzen. Einige davon sind:

  1. Menschliche Faktoren: In vielen Prozessen spielen menschliche Faktoren eine wichtige Rolle, wie zum Beispiel Entscheidungen aufgrund von Erfahrung und Intuition oder zwischenmenschliche Interaktionen. Diese Faktoren kann man nicht vollständig durch digitale Systeme ersetzen.
  2. Komplexität: Einige Prozesse sind so komplex, dass sie sich nicht vollständig digitalisieren lassen. Ein Beispiel dafür ist die Kreativität von Künstlern oder die Emotionen, die bei der persönlichen Betreuung von Patienten im Gesundheitswesen eine Rolle spielen.
  3. Technische Einschränkungen: Es gibt technische Einschränkungen, die die digitale Erfassung und Verarbeitung von Daten in bestimmten Bereichen erschweren. Zum Beispiel können spezielle Messgeräte erforderlich sein, um Daten in der Wissenschaft zu erfassen, und diese Geräte können nicht immer vollständig digitalisiert werden. Oder auch die unzureichende Kommunikation verschiedener Lösungen, was dann zu Systembrüchen führen kann.
  4. Datenschutz: In einigen Fällen können Datenschutz- und Sicherheitsbedenken den Umfang der Prozessdigitalisierung einschränken, insbesondere bei sensiblen oder vertraulichen Daten.
  5. Kulturelle und rechtliche Einschränkungen: Kulturelle und rechtliche Unterschiede zwischen verschiedenen Ländern und Regionen können die Einführung von digitalen Prozessen beeinträchtigen, insbesondere in Bereichen wie Gesundheitswesen, Regulierung und Compliance.

Es ist wichtig zu beachten, dass eine Prozessdigitalisierung nicht für jedes Unternehmen oder jede Organisation die beste Lösung ist. Grundsätzlich ist es jedoch immer sinnvoll, sich damit auseinanderzusetzen.

Welche Geschäftsprozesse lassen sich digitalisieren?

Grundsätzlich lassen sich fast alle Geschäftsprozesse digitalisieren, sofern sie nicht ausschließlich auf menschlichen Interaktionen oder Emotionen beruhen. Hier sind einige Beispiele für  Geschäftsprozesse, die digitalisiert werden können:

  • Kommunikation: E-Mail, Instant Messaging, Videokonferenzen und andere digitale Tools können die interne und externe Kommunikation in Unternehmen effizienter und schneller gestalten.
  • Verwaltung: Dokumentenmanagement, Personalmanagement und Buchhaltung können durch digitale Systeme optimiert werden.
  • Marketing und Vertrieb: Digitales Marketing, Social-Media-Marketing und E-Commerce-Plattformen können dazu beitragen, das Kundenerlebnis zu verbessern und den Vertriebsprozess zu beschleunigen.
  • Produktion: Automatisierung und Robotik können die Produktivität und Effizienz in der Fertigung und Produktion verbessern.
  • Kundenservice: Chatbots, automatisierte E-Mail-Antworten und digitale Serviceplattformen können dazu beitragen, den Kundenservice zu verbessern und die Reaktionszeit zu verkürzen.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass eine sorgfältige Analyse der spezifischen Anforderungen und Ziele jedes Prozesses erforderlich ist, um die effektivsten digitalen Lösungen zu identifizieren.

Beispiele zur Prozessdigitalisierung

Der einfachste digitalisierte Prozesse, den wir alle kennen, ist der von der Briefpost zur e-Mail. Vor zwei Jahrzehnten war es noch üblich, Briefe, Faxe oder auch Telegramme zu versenden. Die e-Mail ist nichts anderes als eine Digitalisierung dieses Prozesses.

Kunden-Service-Center mussten früher sämtliche Informationen, die sie von Kunden erhalten haben, mühsam sammeln, festhalten und archivieren (übrigens in Arztpraxen mit Patientenakten auch heute noch Gang und Gäbe). Hier konnte es passieren, dass Kollege A die Informationen an einem anderen Ort abgelegt oder gespeichert hat, als Kollege B, weshalb dieser sie dann schlechtestenfalls nicht finden konnte.

Mittels moderner Ticketsysteme wurde dieser Prozess vollständig automatisiert. Sämtliche Kontakte gehen an derselben Stelle ein, jeder Mitarbeiter hat die gleichen Informationen und speichert neu eingehende Daten zum Kunden in dessen elektronischer Kundenakte ab. So hat jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit Zugriff auf alle relevanten Informationen.

Zur Prozessdigitalisierung in 5 Schritten

Sein Unternehmen flächendeckend zu digitalisieren bringt also echte Chancen mit sich – egal welche Branche oder wie groß das Unternehmen ist. Aber wie setzt man so eine Digitalisierung am besten für sich um?

Der Digitalisierungs-Quick-Check

Die RWTH Aachen und die Modell Aachen GmbH haben in einem Forschungsprojekt (ProMiDigit) den sogenannten “Digitalisierungs-Quick-Check” entwickelt. Hierbei handelt es sich um ein mehrstufiges Modell, das von deren Vertretern entwickelt und praktisch erprobt wurde. Hiermit erarbeiten sich Unternehmen in Eigenregie ein Fundament für deren digitale Transformation und damit einhergehende hochwertigere Arbeitsabläufe.

1 ) Prozesse identifizieren

Wer kein dokumentiertes System und somit noch keinen guten Überblick über seine Prozesse hat, verschafft sich diesen über eine Analyse der Aufgabenfelder oder anhand eines strukturierten Brainstormings. Es kann außerdem hilfreich sein, sämtliche im Unternehmen befindlichen Formulare zusammenzusammeln und hierüber Prozesse zu identifizieren. Im ersten Schritt muss der Überblick noch nicht perfekt recherchiert sein. Sämtliche weiteren digitalisierbaren Prozesse werden sich im weiteren Arbeitsalltag zeigen.

2) Digitalisierungsgrad bewerten

Existiert möglicherweise bereits ein gewisser Grad der Digitalisierung? Um das Digitalisierungspotenzial von sämtlichen Prozessen herauszufinden, muss eine Bestandsaufnahme stattfinden. Egal ob analoger Arbeitsablauf auf Papier, digitale Prozessbeschreibungen auf einem File-Server oder doch ein softwaregesteuerter Workflow – all das muss bewertet werden.

3) Kosten und Nutzen gegenüberstellen

Um eine Prozessdigitalisierung wirtschaftlich zu gestalten, muss man den Nutzen sowohl mittels qualitativer Kriterien als auch quantitativen Kennzahlen bewerten. Hier stellt sich daher bei jedem Prozess erneut die Frage: Wie oft wird er durchgeführt, wie hoch sind zeitliches und finanzielles Einsparpotenzial und last but not least: Wie groß ist der Leidensdruck bei der Organisation des Prozesses? Faktoren wie die Kosten der Digitalisierung oder für anschließend nötige Schulungen sind in jedem Fall ebenfalls zu bewerten.

4) Prozesse priorisieren

Jetzt werden anhand der Gegenüberstellung aus Schritt 3 die einzelnen Prozesse für die Digitalisierung priorisiert.

5) Prozesse digitalisieren

Jetzt geht es los – die Prozessdigitalisierung startet. Um qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erreichen ist es wichtig, nicht allzu viele Prozesse gleichzeitig anzugehen.

Um den Fortschritt der Digitalisierung in einem Unternehmen nachvollziehen zu können, sollte der Digitalisierungs-Quick-Check fortlaufend aktualisiert werden.

Prozessdigitalisierung-Quick-Check
Chanden und Risiken der Digitalisierung

Chancen und Risiken der Digitalisierung

Die Digitalisierung bietet sowohl große Chancen als auch Risiken. Wir beleuchten sowohl die positiven als auch die negativen potenziellen Folgen der digitalen Transformation.

Die passende Software zum jeweiligen Prozess

Es gibt mittlerweile eine Vielzahl von Software-Lösungen für Unternehmen, die deren Prozesse digitalisieren möchten. Bei einer Recherche stellt man schnell fest, dass es eine große Auswahl an unterschiedlichen Tools gibt, die jeweils einen eigenen Ansatz haben und sich in der Regel auf spezifische Aufgabenbereiche beschränken

Die folgende Liste veranschaulicht, welche Arten von Software im Allgemeinen für die Digitalisierung von Prozessen verwendet werden können:

Art der SoftwareEinsatzzweck
CRM-SystemeDigitalisierung von Prozessen in der Kundenbeziehungspflege
DMSDigitalisierung von Dokumenten
ECM-SystemeDigitale Verwaltung von verschiedenen Content-Arten (zum Beispiel E-Mails, kaufmännische Belege, Verträge oder Gesprächsnotizen)
ERP-SystemeÜberwiegend digitale Abbildung von kaufmännischen Kernprozessen (beispielsweise Bestellwesen und Auftragsabwicklung)
FiBu-LösungenDigitalisierung der Prozessen in Finanz- und Rechnungswesen
Prozessmanagement-Software/BPMS-ToolLösung für die strategische Visualisierung, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen
Workflow-Management-SystemSoftware für die operative Modellierung, Simulation, Steuerung, Überwachung, Analyse und Optimierung von Arbeitsabläufen

Die Schwierigkeit liegt darin, dass all diese Systeme unterschiedliche Schwerpunkte haben. Einige sind auf bestimmte Prozesse ausgerichtet, während andere sich auf die Verwaltung von Daten oder Dokumenten konzentrieren. Zusätzlich können die verschiedenen Lösungen oft nur unzureichend miteinander kommunizieren, was dann zu Systembrüchen führt. Mit anderen Worten: es ist noch nicht möglich, digitale End-to-End-Prozesse vollständig umzusetzen. Aus diesem Grund macht es durchaus Sinn, Experten mit dieser komplexen Aufgabe zu beauftragen. 

Fazit: Digitalisierung lohnt sich

Die Digitalisierung hat nicht nur einzelne Branchen verändert, sondern die Wirtschaft im Gesamten. Wer konkurrenzfähig bleiben möchte, muss diese Entwicklung mitmachen und seine Prozesse an aktuelle Begebenheiten anpassen.

Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren vom digitalen Strukturwandel. Die möglichen Transformationen sorgen für eine Optimierung der Prozesse, vereinfachen die Kommunikation und erschließen neue Kundengruppen.

Damit dieses Potenzial ausgeschöpft werden kann, sind selbstverständlich Änderungen nötig. Egal ob es sich um die Nutzung von Social Media oder der Einstieg ins e-Commerce handelt. Jedoch bilden moderne ERP-Systeme eine leistungsfähige Basis für viele der nötigen Schritte. Solch ein System kann nicht nur Daten erfassen und verwalten, sondern auch Arbeitsprozesse optimieren und steuern.

Wir sind in jedem Fall überzeugt davon, dass Prozessdigitalisierung für jedes Unternehmen einen Mehrwert bietet.

Unser Ziel ist es, Ihnen und ihren Mitarbeitern den Weg in eure perfekte Cloud Umgebung zu ermöglichen. Egal ob kleiner Betrieb oder international agierendes Unternehmen – wir finden das richtige Setup. Denn Cloud ist ein Lifestyle und wir sind überzeugt, dass dies für jedes Unternehmen möglich ist. Nehmen Sie direkt Kontakt zu uns auf – wir unterstützen Sie gerne bei der Digitalisierung ihrer Prozesse! 

FAQ – häufige Fragen zu Prozessdigitalisierung

Was bedeutet Prozessdigitalisierung?

Prozessdigitalisierung bezieht sich auf den Einsatz digitaler Technologien, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren.

Welche Vorteile hat die Prozessdigitalisierung?

Die Prozessdigitalisierung kann dazu beitragen, die Effizienz und Produktivität von Unternehmen zu steigern, Fehler zu reduzieren, Kosten zu senken und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.

Was sind digitale Prozesse?

Mittels digitaler Prozesse wird der Zweck verfolgt, Informationen digital zu verarbeiten und zu speichern.

Was ist Digitalisierung von Geschäftsprozessen?

Alle Vorgänge und Abläufe rund um Planung, Modellierung, Steuerung und Analyse werden im Prozess-Management zusammengefasst. Gemeint sind damit alle zusammenhängenden Arbeitsabläufe in einem Unternehmen – was bedeutet: aller Geschäftsprozesse.

Welche Prozesse können digitalisiert werden?

Die Digitalisierung von Prozessen ist eigentlich überall umsetzbar – Egal ob Buchhaltung, Akquise, Mitarbeiterführung, Projektmanagement etc. Sie sorgt für eine zuverlässigeren und schnelleren Ablauf, reduziert die Fehlerquote und bringt mehr Übersichtlichkeit.

Wie kann ich meine Prozesse digitalisieren?

Die Digitalisierung von Prozessen erfordert eine gründliche Planung und Vorbereitung, einschließlich der Identifizierung der am besten geeigneten Technologien und der Schulung der Mitarbeiter, um diese Technologien zu nutzen.

Wie kann die Prozessdigitalisierung die Kundenzufriedenheit verbessern?

Die Prozessdigitalisierung kann dazu beitragen, die Geschwindigkeit und Effizienz von Geschäftsprozessen zu verbessern, was zu einer besseren Kundenerfahrung führen kann.

Welche Technologien können bei der Prozessdigitalisierung eingesetzt werden?

Es gibt eine Vielzahl von Technologien, die für die Prozessdigitalisierung eingesetzt werden können, darunter Robotic Process Automation (RPA), Business Process Management Systeme (BPMS), künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen (ML) und Big Data-Analysen. Die Wahl der Technologie hängt von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und der Art der Prozesse ab, die digitalisiert werden sollen. Es kann auch sinnvoll sein, mehrere Technologien zu kombinieren, um eine umfassende Lösung zu schaffen.

Wie lange dauert es, eine Prozessdigitalisierung umzusetzen?

Die Dauer der Umsetzung einer Prozessdigitalisierung hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich des Umfangs der Automatisierung und der ausgewählten Technologien.

Was sind die Herausforderungen bei der Prozessdigitalisierung?

Die Herausforderungen bei der Prozessdigitalisierung können die Kosten, die Einführung von Technologien in bestehende Systeme, die Akzeptanz durch Mitarbeiter, Datenschutz und Sicherheitsbedenken sowie die Notwendigkeit, Prozesse laufend zu überwachen und zu optimieren, umfassen.

Wie kann ich sicherstellen, dass meine Prozessdigitalisierung erfolgreich ist?

Eine erfolgreiche Prozessdigitalisierung erfordert eine gründliche Planung und Vorbereitung, die Einbeziehung von Mitarbeitern, die Schulung der Mitarbeiter und die kontinuierliche Überwachung und Optimierung der Prozesse.