Prozessdigitalisierung: Definition und Anleitung

Franziska Wohlfahrt-Prahl Senior Marketingmanagerin bei Sequafy

Franziska Wohlfahrt-Prahl

Marketingmanagerin

Franziskas Welt ist das (Online-)Marketing, ihre liebsten Disziplinen sind hierbei Dialogmarketing und Contentmarketing. Die Welt des Cloud Computing hat sie bei Sequafy erst so richtig kennengelernt und sieht es als spannende Herausforderung, hier ihre Erfahrung mit einzubringen.

Digitale Transformation ist nach wie vor ein branchenübergreifender Trend – nicht zuletzt durch Covid-19 und dessen Auswirkungen auf die Arbeitswelt. Ziel dabei ist es, herkömmliche analoge Prozesse in digitale Prozesse zu transformieren.

Neben der reinen Prozessdigitalisierung gilt es hier jedoch auch, bestehende Prozesse auf die sich ändernden Kundenanforderungen zu untersuchen. Denn eine erfolgreiche Prozessdigitalisierung kann sowohl zu sinkendem Kostendruck, einer besseren Wettbewerbsposition, kürzeren Produktionszeiten und einer höheren Kundenzufriedenheit beitragen. Besonders Letzteres ist aus unserer Sicht mit am relevantesten – denn zufriedene Kunden sind unser bestes Aushängeschild.

“Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess.”

Thorsten Dirks, CEO von Telefónica Deutschland
Prozesse im Unternehmen digitalisieren

Das erwartet dich:

Definition Prozessdigitalisierung

Die Prozessdigitalisierung ist ein abstrakter und umfangreicher Vorgang, mit dem sämtliche Prozesse digitalisiert werden können. Ziel ist es, dass statische, modellierte Prozesse in dynamische Prozesse umgestaltet werden, um schlussendlich flexible Workflowfunktionalitäten zu implementieren.

Vereinfacht gesagt bedeutet das, dass analoge Prozesse in digitale umgewandelt werden und diese auch vollautomatisch ablaufen können.

Die Gründe hierfür können vielfältig sein – in der Regel handelt es sich um die in Folge genannten fünf:

5 Gründe für die Digitalisierung aller Geschäftsprozesse

Optimierbarkeit

Kostentreiber und Fehlerpotenziale können leichter erkannt und optimiert werden, wenn diese von digitalisierten Arbeitsabläufen automatisch erfasst werden.

Nachverfolgbarkeit

Digitalisierte Geschäftsprozesse werden im Gegensatz zu manuellen automatisch archiviert und sind somit stets zu 100% nachverfolgbar.

Krisensicherheit

Business Continuity Management wird von der Prozessdigitalisierung maßgeblich unterstützt, da Mitarbeiter vollkommen standortunabhängig mit sämtliche wichtigen Daten und Dokumenten arbeiten können.

Anwenderfreundlichkeit

Digitale Prozesse werden in einer zentralen Software gepflegt und somit sind relevante Informationen mittels Stichwortsuche oder Suchfilter einfach aufzufinden. Außerdem können sie jederzeit ebenso einfach durchgeführt und angepasst werden.

Prozesstreue

Ein Prozess und der damit zusammengehörende Workflow, der an nur einem Ort gepflegt wird, leitet alle zuständigen Mitarbeiter zuverlässig durch sämtliche Prozessschritte. Dadurch wird die Prozesstreue gesteigert und das Fehlerpotenzial reduziert. Automatisch versendete Benachrichtigungen sichern außerdem den Informationsfluss und sorgen für klare Verantwortlichkeiten.

Vorteile einer Prozessdigitalisierung

Digitalisierte Prozesse sind – wie der Name bereits sagt – digital. Das heißt, auch sämtliche Informationen sind digital und lassen sich daher schneller weitergeben. Außerdem können sie gemeinsam bearbeitet, schneller durchsucht und weiterverarbeitet werden, ganz ohne Qualitätsverluste.

Digitale Daten können aufgrund dieser Merkmale ganz anders verwendet werden, als dies bei analogen Informationen möglich ist. Beispielsweise können digital vorliegende Messwerte vollkommen automatisierte Reaktionen auslösen. So muss niemand die erhaltene Information zuerst manuell aufnehmen, um dann im weiteren Verlauf eine Reaktion auslösen zu können – all das passiert nämlich automatisch.

Abläufe werden durch die Digitalisierung vereinfacht, woraus viele weitere Vorteile entstehen: Es können Kosten gesenkt werden, Prozesse beschleunigt und vorhandene Ressourcen anders eingesetzt werden.

Beispiele zur Prozessdigitalisierung

Der einfachste digitalisierte Prozesse, den wir alle kennen, ist der von der Briefpost zur e-Mail. Vor zwei Jahrzehnten war es noch üblich, Briefe, Faxe oder auch Telegramme zu versenden. Die e-Mail ist nichts anderes als eine Digitalisierung dieses Prozesses.

Kunden-Service-Center mussten früher sämtliche Informationen, die sie von Kunden erhalten haben, mühsam sammeln, festhalten und archivieren (übrigens in Arztpraxen mit Patientenakten auch heute noch Gang und Gäbe). Hier konnte es passieren, dass Kollege A die Informationen an einem anderen Ort abgelegt oder gespeichert hat, als Kollege B, weshalb dieser sie dann schlechtestenfalls nicht finden konnte.

Mittels moderner Ticketsysteme wurde dieser Prozess vollständig automatisiert. Sämtliche Kontakte gehen an derselben Stelle ein, jeder Mitarbeiter hat die gleichen Informationen und speichert neu eingehende Daten zum Kunden in dessen elektronischer Kundenakte ab. So hat jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit Zugriff auf alle relevanten Informationen.

Zur Prozessdigitalisierung in 5 Schritten

Sein Unternehmen flächendeckend zu digitalisieren bringt also echte Chancen mit sich – egal welche Branche oder wie groß das Unternehmen ist. Aber wie setzt man so eine Digitalisierung am besten für sich um?

Der Digitalisierungs-Quick-Check

Die RWTH Aachen und die Modell Aachen GmbH haben in einem Forschungsprojekt (ProMiDigit) den sogenannten “Digitalisierungs-Quick-Check” entwickelt. Hierbei handelt es sich um ein mehrstufiges Modell, das von deren Vertretern entwickelt und praktisch erprobt wurde. Hiermit erarbeiten sich Unternehmen in Eigenregie ein Fundament für deren digitale Transformation und damit einhergehende hochwertigere Arbeitsabläufe.

Quick-Check-Prozessidgitalisierung

1 ) Prozesse identifizieren

Wer kein dokumentiertes System und somit noch keinen guten Überblick über seine Prozesse hat, verschafft sich diesen über eine Analyse der Aufgabenfelder oder anhand eines strukturierten Brainstormings. Es kann außerdem hilfreich sein, sämtliche im Unternehmen befindlichen Formulare zusammenzusammeln und hierüber Prozesse zu identifizieren. Im ersten Schritt muss der Überblick noch nicht perfekt recherchiert sein. Sämtliche weiteren digitalisierbaren Prozesse werden sich im weiteren Arbeitsalltag zeigen.

2) Digitalisierungsgrad bewerten

Existiert möglicherweise bereits ein gewisser Grad der Digitalisierung? Um das Digitalisierungspotenzial von sämtlichen Prozessen herauszufinden, muss eine Bestandsaufnahme stattfinden. Egal ob analoger Arbeitsablauf auf Papier, digitale Prozessbeschreibungen auf einem File-Server oder doch ein softwaregesteuerter Workflow – all das muss bewertet werden.

3) Kosten und Nutzen gegenüberstellen

Um eine Prozessdigitalisierung wirtschaftlich zu gestalten, muss man den Nutzen sowohl mittels qualitativer Kriterien als auch quantitativen Kennzahlen bewerten. Hier stellt sich daher bei jedem Prozess erneut die Frage: Wie oft wird er durchgeführt, wie hoch sind zeitliches und finanzielles Einsparpotenzial und last but not least: Wie groß ist der Leidensdruck bei der Organisation des Prozesses? Faktoren wie die Kosten der Digitalisierung oder für anschließend nötige Schulungen sind in jedem Fall ebenfalls zu bewerten.

4) Prozesse priorisieren

Jetzt werden anhand der Gegenüberstellung aus Schritt 3 die einzelnen Prozesse für die Digitalisierung priorisiert.

5) Prozesse digitalisieren

Jetzt geht es los – die Prozessdigitalisierung startet. Um qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erreichen ist es wichtig, nicht allzu viele Prozesse gleichzeitig anzugehen.

Um den Fortschritt der Digitalisierung in einem Unternehmen nachvollziehen zu können, sollte der Digitalisierungs-Quick-Check fortlaufend aktualisiert werden.

FAQ – häufige Fragen zu Prozessdigitalisierung

Welche Prozesse können digitalisiert werden?

Die Digitalisierung von Prozessen ist eigentlich überall umsetzbar – Egal ob Buchhaltung, Akquise, Mitarbeiterführung, Projektmanagement etc. Sie sorgt für eine zuverlässigeren und schnelleren Ablauf, reduziert die Fehlerquote und bringt mehr Übersichtlichkeit.

Was sind digitale Prozesse?

Mittels digitaler Prozesse wird der Zweck verfolgt, Informationen digital zu verarbeiten und zu speichern.

Was ist Digitalisierung von Geschäftsprozessen?

Alle Vorgänge und Abläufe rund um Planung, Modellierung, Steuerung und Analyse werden im Prozess-Management zusammengefasst. Gemeint sind damit alle zusammenhängenden Arbeitsabläufe in einem Unternehmen – was bedeutet: aller Geschäftsprozesse.

Digitalisierung lohnt sich

Die Digitalisierung hat nicht nur einzelne Branchen verändert, sondern die Wirtschaft im Gesamten. Wer konkurrenzfähig bleiben möchte, muss diese Entwicklung mitmachen und seine Prozesse an aktuelle Begebenheiten anpassen.

Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren vom digitalen Strukturwandel. Die möglichen Transformationen sorgen für eine Optimierung der Prozesse, vereinfachen die Kommunikation und erschließen neue Kundengruppen.

Damit dieses Potenzial ausgeschöpft werden kann, sind selbstverständlich Änderungen nötig. Egal ob es sich um die Nutzung von Social Media oder der Einstieg ins e-Commerce handelt. Jedoch bilden moderne ERP-Systeme eine leistungsfähige Basis für viele der nötigen Schritte. Solch ein System kann nicht nur Daten erfassen und verwalten, sondern auch Arbeitsprozesse optimieren und steuern.

Wir sind in jedem Fall überzeugt davon, dass Prozessdigitalisierung für jedes Unternehmen einen Mehrwert bietet.