Viele Unternehmen nutzen Microsoft 365, um ihre tägliche Arbeit effizient zu gestalten – von der E-Mail-Kommunikation über die gemeinsame Arbeit an Dokumenten bis hin zur Projektkoordination in Microsoft Teams. Doch was passiert, wenn Daten plötzlich verloren gehen? Sei es durch menschliches Versagen, Cyberangriffe oder rechtliche Anforderungen – ein zuverlässiges Backup-System ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass Ihre Daten jederzeit verfügbar und geschützt sind. Namhafte Partner wie AvePoint bieten Lösungen, die weit über die integrierten Microsoft-Funktionen hinausgehen und Ihr Unternehmen vor Datenverlust bewahrt.
Andreas Gutsmann
Cloud Consultant
Andreas ist immer über neueste Trends und Upgrades, vor allem rund um Microsoft 365, informiert. Er ist stets daran interessiert den einfachsten und besten Weg ans Ziel zu finden und probiert gern und ausgiebig Neues aus. Als Spezialist für Microsoft 365 ist er als Fragensteller, als Aufklärer, als Architekt und am Ende auch als Umsetzer an SEQUAFY Projekten beteiligt.
Inhalt
- 7 Gründe, weshalb die Sicherung von Microsoft 365 so wichtig ist
- 1. Schutz vor versehentlichem Datenverlust
- 2. Schutz vor Ransomware und Cyberangriffen
- 3. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
- 4. Eingeschränkte Wiederherstellungsoptionen bei Microsoft
- 5. Schutz vor internen Bedrohungen
- 6. Vermeidung von Ausfallzeiten durch Serviceunterbrechungen
- 7. Langfristige Aufbewahrung und Archivierung
- Wie funktioniert ein Microsoft 365 Backup-Prozess?
- Fazit
- FAQ – Häufige Fragen zu M365 Backup Lösungen
Das Wichtigste in Kürze
Ein Microsoft 365-Backup ist unerlässlich, um Datenverlust, Ausfallzeiten und Sicherheitsrisiken zu vermeiden. Hier sind die sieben wichtigsten Gründe:
1. Schutz vor versehentlichem Datenverlust
2. Schutz vor Ransomware und Cyberangriffen
3. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
4. Eingeschränkte Wiederherstellungsoptionen bei Microsoft
5. Schutz vor internen Bedrohungen
6. Vermeidung von Ausfallzeiten
7. Langfristige Aufbewahrung und Archivierung
7 Gründe, weshalb die Sicherung von Microsoft 365 so wichtig ist
Ein Microsoft 365-Backup dient nicht nur der Wiederherstellung von gelöschten oder verlorenen Daten. Es gibt viele weitere überzeugende Gründe, warum ein Backup imGrunde unverzichtbar ist:
1. Schutz vor versehentlichem Datenverlust
Es passiert schneller, als man denkt: Ein Mitarbeiter löscht versehentlich eine wichtige Datei oder ganze Ordner in OneDrive oder SharePoint. Auch wenn Microsoft 365 eine gewisse Wiederherstellungsfunktion über den Papierkorb bietet, sind diese Lösungen oft nur für einen begrenzten Zeitraum wirksam. Was aber passiert, wenn der Fehler erst nach Wochen oder Monaten entdeckt wird?
2. Schutz vor Ransomware und Cyberangriffen
Ransomware-Angriffe sind eine der größten Bedrohungen für Unternehmen weltweit. Angreifer verschlüsseln Daten und verlangen ein Lösegeld für die Freigabe. Selbst Microsoft 365 ist nicht gegen solche Angriffe gefeit. Ein Backup, das unabhängig von der Microsoft-Cloud ist, sorgt dafür, dass Sie auch im Falle eines erfolgreichen Angriffs schnell wieder auf Ihre Daten zugreifen können.
Einer unserer Kunden wurde Opfer eines Ransomware-Angriffs, bei dem die Dateien in OneDrive und SharePoint verschlüsselt wurden. Ohne externes Backup hätte das Unternehmen keine Möglichkeit gehabt, die Daten wiederherzustellen, da auch die in Microsoft gespeicherten Dateien betroffen waren. AvePoint z.B. ermöglicht hier eine vollständige Wiederherstellung ohne Lösegeldzahlung.
3. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Gesetzliche Anforderungen wie die DSGVO in Europa oder HIPAA in den USA verlangen die sichere und langfristige Aufbewahrung von Daten. Die integrierten Compliance-Tools von Microsoft 365 sind zwar nützlich, aber oft nicht ausreichend, um alle Anforderungen zu erfüllen. Ein professionelles Backup-System stellt sicher, dass Unternehmen nicht nur ihre Daten langfristig speichern, sondern auch bei Audits und Rechtsstreitigkeiten nachweisen können, dass sie die gesetzlichen Vorschriften einhalten.
4. Eingeschränkte Wiederherstellungsoptionen bei Microsoft
Die in Microsoft 365 integrierten Wiederherstellungsoptionen sind begrenzt und oft kompliziert zu handhaben. So bietet z.B. der Papierkorb von Exchange Online eine Wiederherstellung gelöschter E-Mails nur für 14 bis maximal 30 Tage an. Ein umfassendes Backup-System stellt sicher, dass Sie Daten auch nach längeren Zeiträumen wiederherstellen können.
5. Schutz vor internen Bedrohungen
Nicht nur externe Angriffe bedrohen Ihre Daten, auch interne Risiken wie versehentliches oder absichtliches Löschen durch Mitarbeiter können verheerend sein. Besonders bei Abgängen von Mitarbeitern besteht die Gefahr, dass Daten absichtlich gelöscht oder mitgenommen werden.
6. Vermeidung von Ausfallzeiten durch Serviceunterbrechungen
Serviceunterbrechungen bei Microsoft – ob geplant oder unvorhergesehen – können den Zugang zu wichtigen Daten für Stunden oder sogar Tage blockieren. Mit einem externen Backup können Sie während solcher Ausfälle auf Ihre Daten zugreifen und den Betrieb ohne Verzögerungen fortsetzen.
Ein globales Unternehmen hat im Frühjahr einen ungeplanten Microsoft-Ausfall erlebt, der dazu führte, dass über Stunden keine Daten zugänglich waren. Durch ein entsprechendes Backup-System konnten wird die wichtigsten Daten sofort wiederherstellen und der Arbeitsfluss wurde fortgesetzt.
7. Langfristige Aufbewahrung und Archivierung
Die Microsoft 365-Standardeinstellungen bieten oft nur eine begrenzte Datenspeicherung. Wenn Sie Daten langfristig archivieren müssen, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen oder alte Daten zur Verfügung zu haben, benötigen Sie ein externes Backup-System. Professionelle Archivierungssysteme bietet Ihnen eine flexible und sichere Lösung zur langfristigen Archivierung, die Ihre Daten auch über Jahre hinweg verfügbar hält.
Wie funktioniert ein Microsoft 365 Backup-Prozess?
Fazit
Abschließend lässt sich sagen, dass ein Microsoft 365 Backup unerlässlich ist, um Ihr Unternehmen vor Datenverlust, Ausfallzeiten und Sicherheitsrisiken zu schützen. Mit einem professionellen Archivierungssystem als Partner haben Sie eine zuverlässige Lösung, die Ihre Daten langfristig sichert und Ihnen gleichzeitig ermöglicht, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
Datensicherung: Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mit Archivierungslösungen überfüllte SharePoint-Sites entlasten können. Mehr dazu in unserem Artikel “Überfüllte SharePoint-Sites: Wie Archivierung Kosten senkt und die Performance verbessert“.
Unser Partner für M365 Backup Lösungen
In unserer Arbeit mit Kunden setzen wir auf Avepoint als bevorzugte Lösung für Microsoft 365 Backup. Dabei steht für uns im Vordergrund, dass die Lösung flexibel und umfassend ist. Besonders schätzen wir die Möglichkeit, automatische Backups von kritischen Daten in Office 365-Workloads, wie Exchange, SharePoint und Teams, bis zu viermal täglich durchzuführen. So können unsere Kunden sicherstellen, dass im Falle von Datenverlust immer aktuelle Versionen verfügbar sind.
Ein weiterer Vorteil für unsere Kunden ist die Wahlfreiheit bei der Datenspeicherung. Avepoint bietet die Option, Daten in einem der globalen Azure-Rechenzentren zu speichern oder auf den bestehenden Speicher des Kunden, etwa in AWS oder Google, zurückzugreifen. Das ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende IT-Infrastrukturen und erfüllt gleichzeitig Compliance-Anforderungen wie etwa die DSGVO.
Durch die umfassenden Wiederherstellungsoptionen können Kunden nicht nur schnell und granular Daten wiederherstellen, sondern auch sicherstellen, dass nur die jeweils berechtigten Personen Zugriff auf sensible Daten haben. Für Unternehmen, die auf höchste Sicherheit und Flexibilität Wert legen, nutzen wir deshalb Avepoint als eine robuste und vertrauenswürdige Lösung.
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FAQ – Häufige Fragen zu M365 Backup Lösungen
Benötigt jedes Unternehmen ein Microsoft 365 Backup, selbst wenn es nur wenige Daten speichert?
Ja, selbst kleine Datenverluste können große Auswirkungen haben. Ein Backup schützt vor unerwarteten Risiken.
Reicht Microsofts integriertes Backup nicht aus?
Microsoft bietet grundlegende Sicherungen, aber sie decken nicht alle Szenarien ab, insbesondere bei längeren Aufbewahrungsfristen oder komplexen Wiederherstellungen.
Wie oft sollten Backups durchgeführt werden?
Idealerweise mehrmals täglich, um sicherzustellen, dass keine Änderungen verloren gehen.
Was passiert, wenn ein Ransomware-Angriff meine Microsoft 365-Daten trifft?
Mit einem externen Backup können Sie Ihre Daten schnell wiederherstellen, ohne Lösegeld zahlen zu müssen.
