Zuletzt aktualisiert am 22. Mai 2025
Viele Unternehmen nutzen Microsoft 365, um ihre tägliche Arbeit effizient zu gestalten, von der E-Mail-Kommunikation über die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten bis hin zur Projektkoordination in Microsoft Teams. Doch so leistungsfähig die Plattform auch ist: Sie schützt nicht automatisch vor Datenverlust.
Was passiert, wenn wichtige Informationen versehentlich gelöscht, durch einen technischen Fehler beschädigt oder durch einen Cyberangriff verschlüsselt werden? Ohne ein professionelles Microsoft 365 Backup stehen Unternehmen im Ernstfall schnell vor gravierenden Problemen: von Ausfallzeiten über Datenverluste bis hin zu rechtlichen Konsequenzen.
Menschliches Versagen, Ransomware, interne Bedrohungen oder gesetzliche Anforderungen wie die DSGVO machen ein zusätzliches Backup-System heute unverzichtbar. Die standardmäßigen Wiederherstellungsfunktionen von Microsoft 365 bieten nur begrenzten Schutz, meist zeitlich eingeschränkt und technisch komplex.
Ein dediziertes Backup-System, wie es z. B. AvePoint bietet, erweitert die Microsoft-eigenen Funktionen um entscheidende Features wie granulare Wiederherstellung, flexible Speicheroptionen und automatisierte Sicherungen mehrmals täglich. So bleiben Ihre Daten dauerhaft verfügbar, unabhängig davon, was passiert.
Mehr zum Thema erfahren Sie auch in unserem Beitrag über Cybersecurity und wie Sie Ihr Unternehmen ganzheitlich gegen digitale Risiken absichern.
Andreas Gutsmann
Cloud Consultant
Inhalt
- Warum ist ein Microsoft 365 Backup notwendig?
- 7 Gründe, weshalb die Sicherung von Microsoft 365 so wichtig ist
- 1. Schutz vor versehentlichem Datenverlust
- 2. Schutz vor Ransomware und Cyberangriffen
- 3. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
- 4. Eingeschränkte Wiederherstellungsoptionen bei Microsoft
- 5. Schutz vor internen Bedrohungen
- 6. Vermeidung von Ausfallzeiten durch Serviceunterbrechungen
- 7. Langfristige Aufbewahrung und Archivierung
- Einrichtung eines Microsoft 365 Backups – Schritt für Schritt
- Microsoft 365 Backup: AvePoint vs. Veeam im Vergleich
- Was kostet ein Microsoft 365 Backup?
- Gibt es Open-Source- oder Synology-Alternativen für Microsoft 365 Backups?
- Fazit: Datensicherheit ist keine Option, sondern Pflicht
- FAQ – Häufige Fragen zu M365 Backup Lösungen
Das Wichtigste in Kürze
Ein Microsoft 365-Backup ist unerlässlich, um Datenverlust, Ausfallzeiten und Sicherheitsrisiken zu vermeiden. Hier sind die sieben wichtigsten Gründe:
1. Schutz vor versehentlichem Datenverlust
2. Schutz vor Ransomware und Cyberangriffen
3. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
4. Eingeschränkte Wiederherstellungsoptionen bei Microsoft
5. Schutz vor internen Bedrohungen
6. Vermeidung von Ausfallzeiten
7. Langfristige Aufbewahrung und Archivierung
Warum ist ein Microsoft 365 Backup notwendig?
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass Microsoft 365 automatisch für umfassenden Datenschutz sorgt. Tatsächlich bietet Microsoft zwar grundlegende Schutzmechanismen, wie den Papierkorb, Wiederherstellungsoptionen oder Compliance-Features, doch diese reichen in der Praxis oft nicht aus.
Ein Backup wird dann notwendig, wenn:
- Daten versehentlich gelöscht werden und erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bemerkt werden,
- ein Ransomware-Angriff Zugriff auf Exchange, SharePoint oder OneDrive blockiert,
- Compliance-Vorgaben wie die DSGVO oder branchenspezifische Aufbewahrungspflichten eine lückenlose Archivierung verlangen.
Microsoft selbst rät in der Shared Responsibility Model-Richtlinie dazu, eigene Backup-Strategien zu implementieren. Die Verantwortung für den Schutz und die Wiederherstellung Ihrer Inhalte liegt also nicht allein bei Microsoft, sondern auch beim Unternehmen selbst.
Ein zusätzliches Backup ist damit keine Option, sondern essenzieller Bestandteil einer modernen IT-Strategie. Insbesondere in einer Zeit, in der Cybersecurity-Risiken, regulatorische Anforderungen und interne Bedrohungen stetig zunehmen.
7 Gründe, weshalb die Sicherung von Microsoft 365 so wichtig ist
Ein Microsoft 365-Backup dient nicht nur der Wiederherstellung von gelöschten oder verlorenen Daten. Es gibt viele weitere überzeugende Gründe, warum ein Backup imGrunde unverzichtbar ist:
1. Schutz vor versehentlichem Datenverlust
Es passiert schneller, als man denkt: Ein Mitarbeiter löscht versehentlich eine wichtige Datei oder ganze Ordner in OneDrive oder SharePoint. Auch wenn Microsoft 365 eine gewisse Wiederherstellungsfunktion über den Papierkorb bietet, sind diese Lösungen oft nur für einen begrenzten Zeitraum wirksam. Was aber passiert, wenn der Fehler erst nach Wochen oder Monaten entdeckt wird?
2. Schutz vor Ransomware und Cyberangriffen
Ransomware-Angriffe sind eine der größten Bedrohungen für Unternehmen weltweit. Angreifer verschlüsseln Daten und verlangen ein Lösegeld für die Freigabe. Selbst Microsoft 365 ist nicht gegen solche Angriffe gefeit. Ein Backup, das unabhängig von der Microsoft-Cloud ist, sorgt dafür, dass Sie auch im Falle eines erfolgreichen Angriffs schnell wieder auf Ihre Daten zugreifen können.
Einer unserer Kunden wurde Opfer eines Ransomware-Angriffs, bei dem die Dateien in OneDrive und SharePoint verschlüsselt wurden. Ohne externes Backup hätte das Unternehmen keine Möglichkeit gehabt, die Daten wiederherzustellen, da auch die in Microsoft gespeicherten Dateien betroffen waren. AvePoint z.B. ermöglicht hier eine vollständige Wiederherstellung ohne Lösegeldzahlung.
3. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Gesetzliche Anforderungen wie die DSGVO in Europa oder HIPAA in den USA verlangen die sichere und langfristige Aufbewahrung von Daten. Die integrierten Compliance-Tools von Microsoft 365 sind zwar nützlich, aber oft nicht ausreichend, um alle Anforderungen zu erfüllen. Ein professionelles Backup-System stellt sicher, dass Unternehmen nicht nur ihre Daten langfristig speichern, sondern auch bei Audits und Rechtsstreitigkeiten nachweisen können, dass sie die gesetzlichen Vorschriften einhalten.
4. Eingeschränkte Wiederherstellungsoptionen bei Microsoft
Die in Microsoft 365 integrierten Wiederherstellungsoptionen sind begrenzt und oft kompliziert zu handhaben. So bietet z.B. der Papierkorb von Exchange Online eine Wiederherstellung gelöschter E-Mails nur für 14 bis maximal 30 Tage an. Ein umfassendes Backup-System stellt sicher, dass Sie Daten auch nach längeren Zeiträumen wiederherstellen können.
5. Schutz vor internen Bedrohungen
Nicht nur externe Angriffe bedrohen Ihre Daten, auch interne Risiken wie versehentliches oder absichtliches Löschen durch Mitarbeiter können verheerend sein. Besonders bei Abgängen von Mitarbeitern besteht die Gefahr, dass Daten absichtlich gelöscht oder mitgenommen werden.
6. Vermeidung von Ausfallzeiten durch Serviceunterbrechungen
Serviceunterbrechungen bei Microsoft – ob geplant oder unvorhergesehen – können den Zugang zu wichtigen Daten für Stunden oder sogar Tage blockieren. Mit einem externen Backup können Sie während solcher Ausfälle auf Ihre Daten zugreifen und den Betrieb ohne Verzögerungen fortsetzen.
Ein globales Unternehmen hat im Frühjahr einen ungeplanten Microsoft-Ausfall erlebt, der dazu führte, dass über Stunden keine Daten zugänglich waren. Durch ein entsprechendes Backup-System konnten wird die wichtigsten Daten sofort wiederherstellen und der Arbeitsfluss wurde fortgesetzt.
7. Langfristige Aufbewahrung und Archivierung
Die Microsoft 365-Standardeinstellungen bieten oft nur eine begrenzte Datenspeicherung. Wenn Sie Daten langfristig archivieren müssen, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen oder alte Daten zur Verfügung zu haben, benötigen Sie ein externes Backup-System. Professionelle Archivierungssysteme bietet Ihnen eine flexible und sichere Lösung zur langfristigen Archivierung, die Ihre Daten auch über Jahre hinweg verfügbar hält.
Einrichtung eines Microsoft 365 Backups – Schritt für Schritt
Ein professionelles Microsoft 365 Backup sollte kein IT-Mammutprojekt sein, vorausgesetzt, Sie gehen systematisch vor. Die folgenden Schritte helfen Ihnen, Ihre Backup-Strategie erfolgreich umzusetzen und dabei Risiken wie Datenverlust, Ransomware oder Compliance-Verstöße aktiv zu vermeiden.
Diese kontinuierliche Optimierung erhöht Zuverlässigkeit, Sicherheit und Transparenz Ihrer Backup-Strategie erheblich.
Microsoft 365 Backup: AvePoint vs. Veeam im Vergleich
Die Auswahl der passenden Microsoft 365 Backup-Lösung hängt stark von Ihren Anforderungen ab: Benötigen Sie maximale Flexibilität bei der Wiederherstellung? Oder suchen Sie eine besonders einfache Integration in bestehende Cloud-Workloads?
Zwei der führenden Anbieter in diesem Bereich sind AvePoint und Veeam. Beide bieten umfassende Sicherungslösungen, doch es gibt relevante Unterschiede in Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit und Compliance-Tiefe.
Direkter Vergleich: AvePoint vs. Veeam
| Kriterium | AvePoint | Veeam |
|---|---|---|
| Backup-Frequenz | Bis zu 4× täglich (automatisch) | Standardmäßig 1× täglich, manuell erweiterbar |
| Granularität der Wiederherstellung | Hoch: Einzeldateien, Ordner, Postfächer, Teams-Chats | Hoch, aber teilweise komplexere Bedienung |
| Benutzeroberfläche / UX | Intuitiv, web-basiert, rollenbasierter Zugriff | Funktionsreich, aber komplexer für Endanwender |
| Integration in Microsoft 365 | Nahtlos, speziell für Microsoft-Workloads entwickelt | Generalisierte Lösung, auch für andere Plattformen |
| Speicherorte | Wahlweise Azure, AWS, Google Cloud oder kundeneigenes Storage | Fokus auf lokale Infrastruktur oder Veeam Cloud Connect |
| Compliance / DSGVO | DSGVO-konform, Rechenzentren in EU verfügbar | Konfigurierbar, aber abhängig vom Setup des Kunden |
| Sicherheitsfunktionen | Rollenbasierte Wiederherstellung, Audit-Trails, Zero-Trust-Unterstützung | Ebenfalls vorhanden, meist administrativ konfiguriert |
| Lizenzmodell | SaaS-Modell, monatlich oder jährlich, nach Benutzeranzahl | Lizenzpflichtige Software, meist Kaufmodell mit optionalem Supportvertrag |
| Onboarding & Support | Vollständig durch SEQUAFY begleitbar, schnelle Inbetriebnahme | Aufwendiger in der Ersteinrichtung, insbesondere bei hybriden Infrastrukturen |
Fazit zum Vergleich
Beide Anbieter sind leistungsfähig: AvePoint punktet vor allem durch seine tiefe Integration in Microsoft 365, hohe Benutzerfreundlichkeit und flexible Speicherlösungen. Für Unternehmen, die eine reine Microsoft-Cloud-Umgebung nutzen oder besonderen Wert auf schnelle Wiederherstellung und Compliance legen, ist AvePoint oft die schnellere und sicherere Wahl.
Wer hingegen bereits auf Veeam-Infrastruktur setzt oder hybride Workloads sichern möchte, kann auch mit Veeam sehr leistungsfähig arbeiten, allerdings mit mehr initialem Aufwand.
Was kostet ein Microsoft 365 Backup?
Viele Unternehmen fragen sich, ob sich ein zusätzliches Microsoft 365 Backup wirklich lohnt, vor allem im Hinblick auf die Kosten. Die kurze Antwort: Ja, denn die Kosten für verlorene Daten, rechtliche Konsequenzen oder Betriebsunterbrechungen sind in der Regel deutlich höher als die Investition in eine Backup-Lösung.
Trotzdem ist es wichtig, die Kostenstruktur transparent zu verstehen.
Welche Faktoren bestimmen die Kosten eines Microsoft 365 Backups?
- Anzahl der Benutzer:innen
Die meisten Anbieter, darunter auch AvePoint, kalkulieren die Kosten auf Basis der lizenzierten Microsoft 365-Nutzerkonten. - Backup-Frequenz und Datenvolumen
Je häufiger gesichert wird und je größer das Datenvolumen ist, desto höher sind in der Regel die Anforderungen an Speicher und Leistung. - Speicherort der gesicherten Daten
- Cloud-Speicher (z. B. Azure, AWS, Google Cloud): Skalierbar, flexibel, oft mit Hosting-Optionen in der EU
- Eigene Infrastruktur: erfordert zusätzliche Betriebskosten und IT-Ressourcen
- Support- und Einrichtungsleistungen
Professionelle Unterstützung, wie durch Sequafy in Kombination mit AvePoint, reduziert internen Aufwand und sorgt für einen reibungslosen Start. - Laufzeit und Lizenzmodell
Viele Anbieter bieten monatliche oder jährliche Abrechnungsmodelle an, inklusive Volumenrabatten bei längeren Vertragslaufzeiten.
Beispiel: AvePoint-Preismodell
AvePoint arbeitet mit einem Software-as-a-Service (SaaS)-Modell, das eine umfassende Absicherung Ihrer Microsoft 365-Daten bietet. Abgedeckt sind u. a.:
- Exchange Online, OneDrive, SharePoint, Teams
- Mehrfach tägliche Sicherungen
- Granulare Wiederherstellung
- Rollenbasierter Zugriff
- DSGVO-konforme Speicherung in zertifizierten Rechenzentren
Die monatlichen Kosten pro Benutzer liegen im Regelfall im einstelligen Eurobereich, abhängig von Funktionsumfang, Speicherbedarf und Laufzeit.
Warum sich die Investition lohnt
Ein professionelles Microsoft 365 Backup ist kein optionales IT-Feature, sondern eine strategische Absicherung gegen:
- Ransomware-Angriffe
- menschliche Fehler
- Compliance-Verstöße
- Serviceausfälle
Die Investition schützt nicht nur Ihre Daten, sondern auch Ihre Reputation und Rechtssicherheit, zu kalkulierbaren und skalierbaren Kosten.
Sie möchten wissen, welche Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt? Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Erstberatung, gemeinsam finden wir die ideale Backup-Strategie für Ihre Anforderungen.
Gibt es Open-Source- oder Synology-Alternativen für Microsoft 365 Backups?
Im Rahmen der IT-Kostenoptimierung prüfen viele Unternehmen, ob sich kostenfreie Open-Source-Lösungen oder Hardware-basierte Lösungen wie Synology NAS auch für die Sicherung von Microsoft 365-Daten eignen.
Grundsätzlich gibt es solche Alternativen, doch sie bringen spezifische Einschränkungen und Risiken mit sich, insbesondere im Unternehmenskontext.
Open-Source-Lösungen: Flexibel, aber komplex
Es existieren Open-Source-Tools, mit denen sich Microsoft 365-Daten teilweise sichern lassen, zum Beispiel über Skripte auf Basis von Microsoft Graph API. Diese Lösungen:
- erfordern hohes technisches Know-how,
- sind in der Regel nicht zertifiziert,
- bieten keine Benutzeroberfläche oder Support,
- und unterstützen keine garantierte Wiederherstellung nach Compliance-Vorgaben.
Für produktive Umgebungen mit Anforderungen an DSGVO, Verfügbarkeit und Skalierbarkeit sind Open-Source-Backups daher nur in Ausnahmefällen empfehlenswert.
Synology NAS: Lokal, aber eingeschränkt
Auch NAS-Systeme wie die von Synology bieten mittlerweile Backup-Pakete für Microsoft 365 an (z. B. Active Backup for Microsoft 365). Diese Lösungen sind vor allem für kleinere IT-Umgebungen interessant, bringen jedoch ebenfalls Einschränkungen mit:
- Die Installation und Wartung erfolgen lokal – inkl. Hardware-Redundanz, Stromversorgung, physischen Zugriffsschutz etc.
- Skalierbarkeit ist begrenzt, besonders bei wachsendem Datenvolumen.
- Updates und Sicherheitspatches müssen manuell überwacht werden.
- Keine nativen Multi-Tenant- oder Rollenmanagement-Funktionen
Für mittelständische oder größere Unternehmen, die auf Ausfallsicherheit, automatisierte Wiederherstellung und revisionssichere Archivierung angewiesen sind, stoßen NAS-Lösungen daher schnell an ihre Grenzen.
Empfehlung: Professionelle Cloud-Backup-Lösungen
Mit einer spezialisierten Lösung sichern Sie sich nicht nur höchste Sicherheitsstandards und volle Microsoft 365-Kompatibilität, sondern profitieren auch von:
- DSGVO-konformer Speicherung
- granularen Wiederherstellungsoptionen
- automatisierten Backups mehrmals täglich
- und einem zuverlässigen Support durch Sequafy
Fazit: Datensicherheit ist keine Option, sondern Pflicht
Microsoft 365 ist aus dem modernen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken, ebenso wenig wie die Risiken, die mit der ausschließlichen Nutzung der integrierten Sicherheitsfunktionen einhergehen. Ob versehentlicher Datenverlust, Ransomware-Angriffe, rechtliche Anforderungen oder interne Risiken: Ohne ein professionelles Backup setzen Unternehmen ihre Daten (und damit ihren Geschäftsbetrieb) unnötig aufs Spiel.
Die in Microsoft 365 eingebauten Wiederherstellungsfunktionen sind in vielen Fällen nicht ausreichend, insbesondere wenn es um Langzeitarchivierung, granulare Wiederherstellung oder Compliance-Nachweise geht. Nur ein dediziertes Backup-System kann den vollständigen Schutz gewährleisten, den moderne Unternehmen benötigen.
Mit Lösungen wie AvePoint, die Sequafy erfolgreich bei Kundenprojekten einsetzt, erhalten Sie eine umfassende, skalierbare und DSGVO-konforme Absicherung Ihrer gesamten Microsoft 365-Umgebung – inklusive Outlook, SharePoint, OneDrive und Teams.
Datensicherung: Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mit Archivierungslösungen überfüllte SharePoint-Sites entlasten können. Mehr dazu in unserem Artikel “Überfüllte SharePoint-Sites: Wie Archivierung Kosten senkt und die Performance verbessert“.
Unser Partner für M365 Backup Lösungen
In unserer Arbeit mit Kunden setzen wir auf Avepoint als bevorzugte Lösung für Microsoft 365 Backup. Dabei steht für uns im Vordergrund, dass die Lösung flexibel und umfassend ist. Besonders schätzen wir die Möglichkeit, automatische Backups von kritischen Daten in Office 365-Workloads, wie Exchange, SharePoint und Teams, bis zu viermal täglich durchzuführen. So können unsere Kunden sicherstellen, dass im Falle von Datenverlust immer aktuelle Versionen verfügbar sind.
Ein weiterer Vorteil für unsere Kunden ist die Wahlfreiheit bei der Datenspeicherung. Avepoint bietet die Option, Daten in einem der globalen Azure-Rechenzentren zu speichern oder auf den bestehenden Speicher des Kunden, etwa in AWS oder Google, zurückzugreifen. Das ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende IT-Infrastrukturen und erfüllt gleichzeitig Compliance-Anforderungen wie etwa die DSGVO.
Durch die umfassenden Wiederherstellungsoptionen können Kunden nicht nur schnell und granular Daten wiederherstellen, sondern auch sicherstellen, dass nur die jeweils berechtigten Personen Zugriff auf sensible Daten haben. Für Unternehmen, die auf höchste Sicherheit und Flexibilität Wert legen, nutzen wir deshalb Avepoint als eine robuste und vertrauenswürdige Lösung.
AvePoint Cloud Backup, die umfassendste Cloud-zu-Cloud-Backup-Lösung für Microsoft 365
Umfassendes Backup
Wiederherstellung in Minuten, nicht Tagen
Sorgenfreies Backup
Backup nach Ihren Vorstellungen
Die vollständigste Cloud-zu-Cloud-Backup-Lösung
Schützen Sie Ihre Daten jetzt!
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FAQ – Häufige Fragen zu M365 Backup Lösungen
Benötigt jedes Unternehmen ein Microsoft 365 Backup, selbst wenn es nur wenige Daten speichert?
Ja, selbst kleine Datenverluste können große Auswirkungen haben. Ein Backup schützt vor unerwarteten Risiken.
Reicht Microsofts integriertes Backup nicht aus?
Microsoft bietet grundlegende Sicherungen, aber sie decken nicht alle Szenarien ab, insbesondere bei längeren Aufbewahrungsfristen oder komplexen Wiederherstellungen.
Wie oft sollten Backups durchgeführt werden?
Idealerweise mehrmals täglich, um sicherzustellen, dass keine Änderungen verloren gehen.
Was passiert, wenn ein Ransomware-Angriff meine Microsoft 365-Daten trifft?
Mit einem externen Backup können Sie Ihre Daten schnell wiederherstellen, ohne Lösegeld zahlen zu müssen.
