Wachsende Datenmengen auf SharePoint-Sites sind für viele Unternehmen eine echte Herausforderung. Mit der Zeit sammeln sich große Mengen an Dateien, Listen und Dokumenten an, was nicht nur die Performance der Plattform beeinträchtigt, sondern auch die Verwaltung erschwert und die Speicherkosten in die Höhe treibt. Um diesen Problemen entgegenzuwirken, bietet die Archivierung eine Lösung, um inaktive Daten effizient auszulagern und so Platz zu schaffen. In diesem Artikel schauen wir uns an, wie Archivierung überfüllte SharePoint-Sites entlasten kann und welche Methoden dabei helfen. Mehr über die Herausforderungen von Datenmanagement in der Cloud erfahren Sie in unserem Artikel zur Cloud-Migration.
Seiji Kuwahara
Co Founder & Practice Director Azure & Microsoft 365
Der Fachinformatiker arbeitet seit 1999 in der IT und besitzt einen enormen Erfahrungsschatz bezüglich Microsoft Azure und Microsoft 365. Er ist Co Founder der SEQUAFY GmbH und übernimmt zudem die technische Projektleitung.
Inhalt
- Warum überfüllte SharePoint-Sites zum Problem werden
- Die Folgen von zu vollen SharePoint-Sites
- Archivierung als Lösung zur Entlastung überfüllter Sites
- Prozess der SharePoint-Archivierung
- Verschiedene Archivierungsmethoden für SharePoint
- Best Practices zur Datenarchivierung in SharePoint
- Fazit
- FAQ – Häufige Fragen zur Archivierung in SharePoint
Das Wichtigste in Kürze
Überfüllte SharePoint-Sites führen zu langsamer Performance, höheren Speicherkosten und komplexerer Verwaltung. Die Archivierung inaktiver Daten hilft, diese Probleme zu lösen, indem sie Speicherplatz freigibt und die Effizienz steigert. Methoden wie Cold Storage, Retention Policies und externe Tools wie AvePoint Archiver bieten flexible Lösungen zur Entlastung von SharePoint. Eine gut durchdachte Archivierungsstrategie ermöglicht es Unternehmen, Kosten zu senken, die Performance zu verbessern und gleichzeitig Compliance-Anforderungen gerecht zu werden.
Warum überfüllte SharePoint-Sites zum Problem werden
Mit der Zeit können sich auf SharePoint-Sites enorme Datenmengen ansammeln. Dies geschieht oft unbemerkt, wenn alte Dokumente, nicht mehr benötigte Dateien und unstrukturierte Inhalte nicht regelmäßig bereinigt werden. Diese Datenflut hat mehrere negative Auswirkungen:
- Langsame Performance: Je größer die Datenmenge, desto länger dauert es, Seiten zu laden oder Inhalte zu durchsuchen.
- Höhere Kosten: Da SharePoint-Speicher kostenpflichtig ist, können große Datenmengen schnell die lizenzierten Speichergrenzen sprengen und zusätzliche Gebühren verursachen.
- Komplexität bei der Verwaltung: Überfüllte Sites erschweren die Organisation von Dokumenten und erhöhen die Komplexität bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften.
Diese Probleme können dazu führen, dass die Effizienz von SharePoint stark nachlässt und die tägliche Arbeit verlangsamt wird.
Die Folgen von zu vollen SharePoint-Sites
Wenn SharePoint-Sites überlaufen, wirken sich die langsameren Ladezeiten und die ineffiziente Suche auf die Benutzerfreundlichkeit und Produktivität aus. Mitarbeiter müssen länger auf den Zugriff von Dokumenten warten, was zu Frustration führt. Gleichzeitig steigen die Speicherkosten, da SharePoint Speicherlimits hat, die bei Überschreitung zusätzliche Gebühren verursachen.
Zusätzlich entsteht ein Problem bei der Datenverwaltung: Überfüllte Sites erschweren es Administratoren, den Überblick über Inhalte zu behalten. Dies kann auch rechtliche Folgen haben, wenn beispielsweise Compliance-Vorgaben nicht erfüllt werden können, weil wichtige Daten nicht rechtzeitig gefunden oder gelöscht werden. (Sichern Sie Ihre archivierten Daten bestenfalls zusätzlich durch umfassenden Cybersecurity-Strategien. Mehr dazu in unserem Artikel Was bedeutet Cyber Security?)
Ein mittelständische Kunde von uns hat jahrelang Projektdokumente in SharePoint gespeichert, ohne alte Inhalte zu archivieren. Die Suche nach Dokumenten wurde zunehmend langsamer, und die Speichergrenze wurde überschritten, was zu unerwarteten Zusatzkosten führte. Das Unternehmen überschritt so das SharePoint-Speicherlimit um 1 TB, was monatliche Zusatzkosten von mehreren tausend Euro verursachte. Außerdem sank die Produktivität der Mitarbeiter, da das Laden von Seiten und die Dokumentensuche oft mehr als 30 Sekunden in Anspruch nahm.
Wir haben eine Archivierungslösung eingeführt, um alte, inaktive Projektdokumente in einen kostengünstigeren Speicher zu verschieben. Dies führte zu einer Speicherreduzierung von 40% und hat die monatlichen Zusatzkosten gesenkt. Außerdem wurde die Ladezeit und Suchgeschwindigkeit deutlich beschleunigt.
Archivierung als Lösung zur Entlastung überfüllter Sites
Archivierung ist ein entscheidender Ansatz, um den Speicherbedarf von SharePoint-Sites zu verringern. Über die Jahre sammeln sich auf vielen SharePoint-Sites alte und inaktive Daten an, die zwar aus Compliance-Gründen aufbewahrt werden müssen, aber nicht mehr aktiv genutzt werden. Diese Inhalte belasten die Performance und erhöhen die Speicherkosten.
Durch Archivierung werden inaktive Dokumente in günstigere Speicherstufen verschoben. Dies bedeutet, dass der aktive Speicher entlastet wird, wodurch Ladezeiten reduziert und die Suchvorgänge beschleunigt werden. Gleichzeitig bleiben die archivierten Daten für rechtliche und interne Prüfungen zugänglich.
Vorteile der Archivierung:
- Kostenreduktion: Günstigere Speicherung von Daten, die nicht aktiv verwendet werden.
- Verbesserte Performance: Beschleunigung der täglichen Arbeitsabläufe durch weniger Datenvolumen auf den aktiven Sites.
- Compliance-Sicherung: Archivierte Inhalte sind weiterhin durchsuchbar und lassen sich für Audits und eDiscovery schnell finden.
Prozess der SharePoint-Archivierung
Verschiedene Archivierungsmethoden für SharePoint
Es gibt mehrere Ansätze, um überfüllte SharePoint-Sites durch Archivierung zu entlasten. Je nach den Anforderungen und der Datenmenge bietet Microsoft 365 unterschiedliche Optionen:
Integrierte Microsoft 365-Archivierung
Mit der SharePoint-Admin-Konsole können inaktive Daten direkt archiviert werden. Diese Methode bietet einfache Bedienung und ermöglicht es, ältere Sites in günstigere Speicherstufen zu verschieben.
Cold Storage
Eine spezielle Form der Archivierung, bei der selten genutzte Daten in einen kostengünstigeren Speicher-Tier ausgelagert werden. Diese Daten bleiben für Compliance und Audits verfügbar, werden aber aus dem aktiven Speicher entfernt, was Speicherplatz freigibt.
AvePoint Archiver
Als spezialisierter Partner bietet AvePoint flexible und leistungsfähige Archivierungsoptionen. Mit DocAve Archiver lassen sich Inhalte effizient archivieren und verwalten, ohne die bestehende Infrastruktur zu belasten. Unternehmen können Archivierungsregeln basierend auf Datenaktivität und -alter festlegen und dadurch Performance und Speicherressourcen optimal nutzen.
Weitere Tools und Programme zur Archivierung von SharePoint-Daten, die speziell darauf ausgelegt sind, die Performance zu steigern und den Speicher zu optimieren
| AvePoint Cloud Archiver | Eine cloudbasierte Lösung zur flexiblen Archivierung von SharePoint-Daten, ideal für Unternehmen, die eine langfristige Datenhaltung benötigen. |
| Metalogix Archive Manager | Bietet granulare Archivierung und Datenmanagement für große SharePoint-Umgebungen. |
| Quest Archive Manager | Flexibles Archivierungstool mit umfangreichen Optionen zur Speicheroptimierung. |
| Commvault | Eine umfassende Lösung zur automatisierten Archivierung und Wiederherstellung von SharePoint-Daten. |
Lesen Sie außerdem, wie eine Cloud-Migration Ihre SharePoint-Umgebung zusätzlich optimieren kann. Mehr dazu in unserem Artikel Cloud Migration: Definition, Vorteile & Hindernisse.
Zusätzlich zu den bereits genannten Methoden gibt es weitere Ansätze, um überfüllte SharePoint-Sites zu entlasten:
| Retention Policies und Löschrichtlinien | Durch das Einrichten von automatischen Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien werden alte oder inaktive Inhalte regelmäßig überprüft und bei Bedarf gelöscht. |
| Externe Archivierungslösungen | Tools von Drittanbietern wie Metalogix bieten robuste Möglichkeiten zur Archivierung und Verwaltung großer Datenmengen. |
| Content Cleanup | Regelmäßige manuelle Überprüfung und Bereinigung von doppelten oder veralteten Daten in SharePoint. |
| Datenmigration | Verschiebung alter Inhalte in separate Datenarchivsysteme oder auf weniger teure Speichermedien. |
Erfahren Sie im Zuge der Archivierung außerdem mehr über unsere umfassenden Backup-Lösungen für Microsoft 365. Mehr dazu in unserem Artikel 7 Gründe für ein Microsoft 365 Backup.
Best Practices zur Datenarchivierung in SharePoint
Eine gezielte und gut durchdachte Archivierungsstrategie ist der Schlüssel zur erfolgreichen Entlastung überfüllter SharePoint-Sites.
Bewährte Vorgehensweisen:
- Regelmäßige Überprüfung: Etablieren Sie eine Routine, bei der inaktive Inhalte identifiziert und zur Archivierung vorgeschlagen werden.
- Archivierungsregeln definieren: Legen Sie klar fest, welche Inhalte basierend auf Alter, Aktivität und Relevanz archiviert werden sollen. Dies lässt sich mit Retention Policies automatisieren.
- Automatisierung nutzen: Tools wie AvePoint und Microsoft 365 bieten Automatisierungen, um Daten effizient zu archivieren, ohne manuellen Aufwand.
- Kombination von Methoden: Nutzen Sie eine Kombination aus Cold Storage, Retention Policies und externen Tools, um die Effizienz zu maximieren.
Eine solche Vorgehensweise gewährleistet, dass Ihre SharePoint-Sites immer optimal verwaltet werden und Sie sowohl Speicherplatz als auch Kosten langfristig reduzieren.
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Fazit
Überfüllte SharePoint-Sites führen nicht nur zu höheren Kosten, sondern auch zu Performance-Problemen, die die tägliche Arbeit erschweren. Die gezielte Archivierung inaktiver Daten bietet hier eine wirkungsvolle Lösung. Mit Methoden wie Cold Storage, integrierten Archivierungsfunktionen von Microsoft 365 oder externen Tools wie AvePoint lassen sich Speicherplatz freigeben, die Systemleistung steigern und die Verwaltung vereinfachen. Eine strategische Archivierung trägt dazu bei, langfristig die Kosten zu senken und die Effizienz in SharePoint-Umgebungen zu maximieren.
Unser Partner für SharePoint-Archivierungslösungen
In der Zusammenarbeit mit unseren Kunden setzen wir auf AvePoint als bevorzugte Lösung für die Archivierung in SharePoint. Diese Lösung ermöglicht es, alte und inaktive Daten effizient zu archivieren, ohne die Performance des Systems zu beeinträchtigen. Mit automatisierten Regeln können wir sicherstellen, dass die richtigen Daten zur richtigen Zeit archiviert werden, wodurch Speicher entlastet und Compliance-Vorgaben eingehalten werden.
Ein wesentlicher Vorteil für unsere Kunden ist die nahtlose Integration von AvePoint in bestehende Infrastrukturen. Darüber hinaus bleiben Metadaten und Berechtigungen auch nach der Archivierung erhalten, was einen schnellen und sicheren Zugriff gewährleistet.
Mit AvePoint bieten wir eine robuste und flexible Archivierungslösung, die den Anforderungen moderner Unternehmen gerecht wird.
Optimieren Sie Ihre SharePoint-Umgebung!
Erfahren Sie, wie Sequafy zusammen mit AvePoint Ihre überfüllten SharePoint-Sites entlastet und dabei Kosten reduziert und die Performance steigert. Sichern Sie sich noch heute eine maßgeschneiderte Archivierungslösung, die Ihre Daten sicher und compliancegerecht verwaltet.
FAQ – Häufige Fragen zur Archivierung in SharePoint
Warum sollten wir SharePoint-Daten archivieren?
Die Archivierung reduziert Speicherplatzkosten, verbessert die Performance und hält inaktive Daten sicher und compliant für Audits und eDiscovery verfügbar.
Welche Daten sollten archiviert werden?
Inaktive oder selten genutzte Daten, wie alte Projektdokumente oder abgeschlossene Prozesse, die weiterhin aufbewahrt werden müssen.
Wie funktioniert die Archivierung in Microsoft 365?
Inaktive Daten können in günstigere Speicherstufen verschoben werden, während Metadaten und Berechtigungen erhalten bleiben.
Welche Tools unterstützen die Archivierung?
Neben integrierten Microsoft 365-Funktionen bieten Tools wie AvePoint, Metalogix und Commvault spezialisierte Archivierungslösungen.
Bleiben archivierte Daten durchsuchbar?
Ja, archivierte Daten bleiben für Administratoren durchsuchbar und können im Bedarfsfall wiederhergestellt werden.
