Mittels Retrospektive zur heilen Arbeitswelt

Retrospektiven sind ein Tool aus der agilen Welt. Sie dienen dazu, eine fest definierte Periode nochmals aus der persönlichen Ebene zu betrachten. Entwicklerteams fragen sich: Wo lief die Zusammenarbeit im Team gut? Wo nicht? Was ist mir besonders aufgefallen?

Kurz Retro genannt, kommt dieses Tool aus der Softwareentwicklung, genauso wie der ganze agile Ansatz, wie wir ihn heute kennen. Dennoch lassen sich viele Elemente auch in andere Arbeitsbereiche übertragen.

Wir bei SEQUAFY nutzen agile Methoden, und somit auch die Retrospektive, sehr intensiv. Doch was braucht es für eine erfolgreiche Retro und wie führt man diese durch?

Die Grundregeln der Retrospektive

Wir haben für uns ein paar feste Regeln definiert. Diese basieren zum einen auf dem bekannten Vorgehen aus dem Agilen Manifest – zum anderen auf Erfahrung. Letztendlich muss jedoch jedes Team sein eigenes Regelwerk finden und dieses auch regelmäßig hinterfragen.

Die Vegas Regel

Was in dem Raum geschieht (und gesprochen wird), bleibt auch in diesem Raum.
Retros sollen dazu ermuntern, Arbeitsweisen die mir bei einem Kollegen negativ aufgefallen sind, anzusprechen. Genauso soll auch über Probleme mit anderen Teams und Abteilungen gesprochen werden. Dazu braucht es Vertrauen untereinander und darauf, dass besprochene Themen nicht nach außen gelangen

Hartes Timeboxing

Wir haben festgestellt, dass uns ein fest definierter Zeitrahmen in zwei Bereichen hilft. Zum einen kann sich jeder auf die Meetingdauer verlassen. Ein Überziehen der Zeit und somit Probleme mit Folgeterminen sind außen vor. Zum anderen beginnen wir pünktlich und nicht abhängig davon, wann alle Teilnehmer da sind.

Die Quizshow Regel: Nutze einen Moderator, der nicht mitspielt

Unserer Erfahrung nach wird nur dann alles angesprochen, wenn ein Moderator die Retro leitet, der sich nicht aktiv an der Diskussion beteiligt. Er hat die Aufgabe die Zeit im Blick zu behalten, darauf zu achten, dass alle Teilnehmer zu Wort kommen und natürlich Diskussionen in geordnete Bahnen zu lenken.

Post it for the win bei der Retrospektive

Keine Elektronik

Während des Meetings vermeiden wir elektronische Geräte. Das heißt, keine Laptops auf dem Tisch, die Smartphones und Tablets werden eingesammelt und wir nutzen keinen Fernseher für das Präsentieren der Themen – wir sind echte Post-it-Guerillas.

Fokus

Eine Retro betrachtet immer einen fest definierten Zeitraum. Dies können beispielsweise die letzten zwei Wochen sein – üblich bei einer Arbeitsweise nach Scrum mit 2-Wochen Sprints. Oder aber ein Projektzeitraum oder auch die letzte Pre-Sales-Phase sind eine Möglichkeit. Wichtig ist jedoch den Zeitraum klar zu benennen und Ereignisse außerhalb dieser Zeit auszublenden.

Die Phasen einer Retrospektive

Eröffnung

In den ersten Minuten werden nochmal die Regeln erklärt, die zu betrachtende Periode eingegrenzt, die zur Verfügung stehende Zeit genannt sowie das generelle Vorgehen beschrieben.
Thema, Zeitraum und wichtige Ereignisse innerhalb dieses Zeitraums, werden mit Datum versehen auf einem Whiteboard oder Ähnlichem festgehalten. Damit sind die Eckdaten für jeden Teilnehmer jederzeit sichtbar.

Sammeln

Beim Sammeln der Ereignisse achten wir darauf, dass Input von jedem Teammitglied kommt. Dazu eignen sich Post-its perfekt. Ein Whiteboard oder eine Wand wird in drei Bereiche unterteilt

Plus – Was ist mir in dem Zeitraum positiv aufgefallen?

Minus – Wo sehe ich Verbesserungspotential und was hat mich persönlich gestört?

Interessant – Was fand ich in dem Zeitraum bemerkenswert ohne dass ich diesem Thema eine Wertung geben möchte?

Nun bekommen die Teammitglieder 5-10 Minuten Zeit, ihre Themen selbstständig und ohne Austausch untereinander, auf Post-its festzuhalten. Dazu reichen Stichworte oder Überbegriffe. Sobald der Moderator merkt, dass es im Raum unruhiger wird kann er das Schreiben abschließen. Im Anschluss kommt jedes Teammitglied mit seinen Post-its an die Wand und verteilt die eigenen Themen. Beim Ankleben wird der Punkt kurz erklärt. Das Team kann Rückfragen zum Verständnis stellen, jedoch sollten Diskussionen zu diesem Zeitpunkt noch durch den Moderator gebremst werden.

Clustern und Priorisieren

Markus Prahl zeigt agiles Arbeiten

Durch die Sammel-Methode ist es normal, dass es Dopplungen bei den Themen gibt. Im ersten Schritt werden die Post-its geclustert. Das bedeutet, themenähnliche oder gleiche Zettel werden zueinander geklebt. Man erhält Themenwolken.

Im zweiten Schritt priorisieren wir die Minus-Cluster, da hier das Verbesserungspotential verborgen liegt. Jedoch können oft nicht alle Themen im Detail besprochen werden und sind natürlich auch unterschiedlich wichtig.

Um hier die Dringlichkeit der einzelnen Punkte zu eruieren, nutzen wir die “Punkt-Methode”. Gibt es beispielsweise fünf Cluster, hat jedes Teammitglied vier Punkte die er frei verteilen kann. Jeder kann für sich entscheiden, ob er seine vier Punkte auf einen Cluster setzt, weil ihm dieses Thema besonders wichtig ist, oder ob er seine Punkte auf mehrere Cluster verteilt.

Nachdem alle Punkte verteilt wurden, zählt der Moderator diese zusammen. Der Cluster mit den meisten Punkten hat für das Team die höchste Priorität und wird damit als Erstes behandelt. Im Anschluss folgt der nächst höchstgewertete Cluster usw.

Hinweis: Timeboxing ist hier der Rahmen! Es werden Themen solange besprochen, bis kurz vor Ende der Retro (1-2min Zeit für den Abschluss lassen). Es gibt kein Themen-Backlog für die nächste Retro. Sind Themen wichtig, kommen sie im nächsten Termin wieder hoch und werden frisch bewertet.

Einsicht gewinnen und Maßnahmen beschließen

Warum sind die Dinge wie sie sind? Hier geht es vor allem darum in die Tiefe zu gehen und zu verstehen warum ein Problem da ist. Das bedeutet, ein einzelnes Thema wird diskutiert und von allen Seiten beleuchtet. Hier soll auch offen angesprochen werden, wenn das Verhalten eines Kollegen negativ wahr genommen wurde. Der Moderator lenkt dabei die Diskussion.

Ein Thema gilt als abgeschlossen, wenn das Team sich gemeinsam auf eine oder mehrere Maßnahmen einigt. Dabei kann es sich um Prozessanpassungen handeln oder aber auch mehr Commitment auf Pünktlichkeit oder Zuverlässigkeit.
Der Moderator hält die Maßnahmen am Whiteboard fest und geht dann über zum nächsten Themencluster. Die Diskussion beginnt erneut.

Abschluss

In den letzten ein bis zwei Minuten schließ der Moderator die Retro. Das kann auch passieren, wenn noch nicht alle Themen besprochen sind. Jedoch gibt die Uhr den Rahmen des Meetings vor.

Wie bereits erwähnt: Themen die jetzt nicht besprochen wurden und die wichtig sind, werden von selbst in der nächsten Retro wieder hochkommen und dann frisch priorisiert.

Der Moderator dankt den Teilnehmern für die hoffentlich offene und konstruktive Diskussion. Zudem erinnert man nochmals an die zuvor aufgestellte Vegas-Regel.

Wenn das Team zusammen packt, macht der Moderator Fotos von den Post-its sowie dem Whiteboard für die Nachbereitung.

Wichtig – die Nachbereitung

Im Anschluss an die Retro erfolgt die Zusammenfassung der Themen durch den Moderator. Die Dokumentation wird dann über ein bewährtes Medium der Wahl (in unserem Fall eine Confluence-Seite) an das Team verteilt. Aus unserer Erfahrung sollte das bis spätestens 48 Stunden nach der Retro passieren, damit bei jedem – auch dem Moderator – die Themen und die Diskussionen noch frisch im Kopf sind.

Ein typischer Aufbau dieser Dokumentation orientiert sich stark an den Phasen der Retro:

  • Was haben wir für einen Zeitraum/Thema/Projekt betrachtet?
  • Welche Themen – positiv, negativ, interessant – haben wir dazu gesammelt? (Liste am besten bereits hier die geclusterten Themen nach Priorität auf!)
  • Welche Maßnahmen haben wir beschlossen und wer ist der trägt die Verantwortung für die Umsetzung?
  • Dank an alle Teilnehmer und – wenn schon bekannt – der Termin der nächsten Retro.

Der wichtigste Nutzen einer Retrospektive ist in unseren Augen der, dass sich die Zusammenarbeit eines Teams stetig weiter verbessert.

Denn sind wir mal ehrlich: auch in einem hervorragend funktionierenden Team ist immer noch Luft nach oben. Jeder alleine entwickelt sich ständig weiter, weshalb eine fortlaufende Überprüfung der gesamten Teamentwicklung durchaus Sinn macht.

Du bist überzeugt, du arbeitest bereits in einem perfekten Team? Probiere es einfach trotzdem aus, Du wirst erstaunt sein.

Markus Prahl Managing Director von SEQUAFY

Der Betriebswirtschaftler arbeitet bereits seit 2001 in der IT. Seine Kernkompetenzen sind IT Security und strategisches Denken – außerdem eine gesunde Portion Entdeckergeist. Markus ist Co Founder und leitet als einer der beiden Geschäftsführer die SEQUAFY GmbH.